EU:n uusi tietosuoja-asetus (GDPR) – Ovatko ohjelmistosi kunnossa?

25.5.2018 voimaan astuva EU:n uusi tietosuoja-asetus eli GDPR muuttaa radikaalisti markkinoinnin pelisääntöjä. Monelle on varmasti tuttua, että käytyään jonkun yrityksen verkkosivuilla, on alkanut nähdä kyseisen yrityksen mainoksia ympäri nettiä. Tämä on kohdennettua mainontaa, joka on yksi GDPR:n hampaisiin joutunut markkinointikeino.

Ennen uutta tietosuoja-asetusta verkkosivuilla käyneille henkilöille on voinut asentaa heti sivun latautuessa evästeen, joka mahdollistaa kohdennetun mainonnan tekemisen. GDPR:n voimaantulon jälkeen verkkosivuilla käyneiltä henkilöiltä pitää kysyä lupa tämän evästeen asentamiseen, ennen kuin tuo eväste asennetaan.

Mistä tällainen tulkinta tulee?

Uusi tietosuoja-asetus sisältää kohdan (kappale 30), jossa sanotaan, että evästeet ja IP-osoitteet luetaan henkilötiedoiksi, jos niiden avulla voidaan tunnistaa joku tietty henkilö. Mikäli ne luetaan henkilötiedoiksi, niitä koskevat samat oikeudet kuin muitakin henkilötietoja. Tämä taas tarkoittaa sitä, että rekisteröidylla henkilöllä on oikeus muun muassa:

  • Saada tietonsa poistetuksi
  • Muokata rekisterissä olevia tietoja

Suomessa yleisesti käytössä olevat “Hyväksyn evästeet”-ilmoitukset eivät tämän vuoksi enää riitä. Verkkosivuilla on oltava kehittyneempi ohjelmisto, joka estää evästeiden asentamisen ennen kuin kävijä on antanut siihen suostumuksensa.

Uusi tietosuoja-asetus vaatii, että kävijän on pystyttävä myös muokkaamaan antamiaan suostumuksia. Evästesuostumukset on myös kysyttävä uudestaan 12 kuukauden välein.

Evästelupiin liittyvät muutokset ovat vain pieni osa GDPR:n sisällöstä, mutta näillä näyttäisi olevan todella laajat seuraukset. Yritysten on tehtävä teknisiä muutoksia verkkosivuilleen.

Kerrataanpa vielä tietosuoja-asetus lyhyesti

Tietosuoja-asetuksen perimmäisenä tarkoituksena on verkossa liikkuvien ihmisten oikeuksien parantaminen. Ennen tietosuoja-asetusta yritysten digitaalinen markkinointi on ollut hyvin löyhästi säänneltyä. Yritykset ovat voineet säilöä ihmisten henkilötietoja omiin rekistereihinsä erittäin vapaalla otteella. GDPR tulee muuttamaan juuri näitä sääntöjä.

GDPR:n liittyvät määritelmät

Eväste

Tekstitiedosto, jonka selain asentaa kävijän koneelle nettisivun latauksen yhteydessä. Evästeen avulla voidaan kohdistaa esimerkiksi mainontaa juuri tälle kyseiselle henkilölle Facebookissa tai Googlessa. Eväste on kuitenkin myös hyvin tärkeä verkkosivujen sujuvalle toiminnalle: esimerkiksi verkkokaupoissa evästeet varmistavat, että tuotteet pysyvät ostoskorissa koko ostoprosessin ajan. Tietosuoja-asetuksen tulkinta muuttaa evästeet monessa tapauksessa henkilötiedoiksi.

Rekisterinpitäjä

Yritys, joka kerää henkilötietoja. Henkilötiedoiksi lasketaan sekä yrityksen ulkoiset (asiakkaat) että sisäiset (työntekijät) tahot.

Henkilötietojen käsittelijä

Yritys, joka käsittelee rekisterinpitäjän henkilötietoja. Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän väliset suhteet ovat hyvin yleisiä digitaalisessa liiketoiminnassa. Esimerkiksi yritys, joka ylläpitää toisen yrityksen verkkosivuja, on henkilötietojen käsittelijä. Mikäli yritys taas käyttää verkkosivuillaan Google Analyticsia kävijätietojen seurantaan, niin heidän henkilötietojen käsittelijänään toimii Google.

Tietosuojavastaava

Yrityksen sisäinen henkilö, joka vastaa siitä, että yritys noudattaa tietosuoja-asetusta. Tietosuojavastaavan tehtävä voidaan myös ulkoistaa, jos yrityksen sisältä ei löydy soveltuvaa henkilöä. Tietosuoja-asetuksen astuessa voimaan tietosuojavastaavasta tulee monelle yritykselle pakollinen.

Toimeksiantosopimus

Toimeksiantosopimus muodostetaan rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä. Toimeksiantosopimus on GDPR:n mukaan solmittava kirjallisesti.

Henkilötietojen kerääminen

Jatkossa yritysten on ilmoitettava yksiselitteisellä ja selkeällä tavalla, että mitä tarkoitusta varten he keräävät henkilötietoja. Ennen sähköpostiosoitteita on voinut kerätä esimerkiksi niin, että rekisteriselosteessa on ollut maininta, että yritys käyttää sähköpostiosoitteita markkinointitarkoituksiin. Jatkossa sähköpostiosoitteen keräyksen yhteydessä on ilmoitettava selkeästi, että missä tätä markkinointia aiotaan kohdistaa (“Käytämme sähköpostiosoitetta sähköpostimarkkinointiin”). Ilmoitusta ei voi piilottaa jonnekin sivun alalaitaan, vaan se on oltava selkeästi näkyvillä.

Samaten evästeiden keräyksen yhteydessä on yksilöitävä mihin evästeitä käytetään (“Käytämme evästeitä Facebook-mainontaan”). Jos yritys on ilmoittanut käyttävänsä evästeitä Facebook-mainontaan, niin se ei voi yhtäkkiä alkaa kohdistamaan mainontaa myös Googlessa. Kävijältä on kysyttävä uudestaan lupa, jos mainontaa halutaan tehdä myös Googlessa.

Henkilötietojen säilöminen

Henkilötietoja ei voida myöskään säilöä rajattoman pituiseksi ajaksi, vaan henkilötietojen säilömiseen on oltava joku perusteltu syy. Tietosuoja-asetus pakottaa näin yritykset ennakoimaan markkinointitoimenpiteitään useita vuosia eteenpäin.

Esimerkiksi asiakkuussuhteita varten kerättyjä henkilötietoja ei ole välttämättä pakko säilyttää asiakkuuden päättymisen jälkeen. Näin ollen asiakassuhteen päätyttyä voi olla perusteltua poistaa nämä henkilötiedot.

Markkinointitarkoituksia varten kerättyjen henkilötietojen vanhenemisaika taas riippuu esimerkiksi siitä, että koska alkaa olla todennäköistä, että henkilö ei aio ostaa yrityksen tuotteita. Kun yritykselle alkaa olla selvillä, että henkilö ei todennäköisesti aio muuttua maksavaksi asiakkaaksi, niin henkilötietojen säilömiselle ei ole enää perusteltua syytä.

Rekisterissä olevien henkilöiden oikeudet

GDPR:n myötä rekisterissä oleville henkilöille tulee jo edellä mainittuja oikeuksia. Heillä on siis jatkossa oikeus pyytää tietojensa poistamista tai muokkaamista, taikka tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Yritysten on siis siirrettävä henkilön tiedot omista järjestelmistään henkilön haluamaan toiseen järjestelmään, jos se vain on teknisesti mahdollista. Monessa tapauksessa tällainen ei onnistu, mutta ainakin tiedot on pystyttävä toimittamaan henkilölle itselleen yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa.

Yritykset, joiden kohderyhmää ovat alle 16-vuotiaat, joutuvat miettimään markkinointiprosessinsa täysin uusiksi. Alle 16-vuotiaiden henkilötietoja ei näet voi kerätä 25.5.2018 jälkeen ilman heidän vanhempiensa suostumusta.

Mitä minun pitäisi käytännössä tehdä?

1. Tee tietotilinpäätös

Tietotilinpäätös on dokumentti, jossa käydään kirjallisesti läpi yrityksen tietosuoja-asetukseen liittyvät käytänteet. EU:n uusi tietosuoja-asetus vaatii, että yritysten on pystyttävä myös todistamaan, että he noudattavat GDPR:n vaatimuksia. Jatkossa siis pelkät puheet eivät riitä. On myös näytettävä, että mitä asian eteen on tehty.

Tietotilinpäätös on hyvä tapa todistaa, että yritys noudattaa henkilötietojen käsittelyssä ja tietosuojassa oikeita käytänteitä. Tietotilinpäätös sisältää muun muassa seuraavia asioita:

  • Yrityksen käytössä olevien henkilötietojen tunnistus ja erittely
  • Henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden tunnistus
  • Kenelle kolmansille osapuolille tietoja luovutetaan
  • Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään
  • Miten rekisterissä olevien henkilöiden oikeudet varmistetaan (Yrityksen asiakas pyytää nähdä omat henkilötietonsa -> Miten toimitaan?)
  • Kuvaus tietoturvasta ja henkilötietojen käsittelyprosessista
  • Riskienhallinnan kuvaus

Tietotilinpäätös antaa hyvän kuvan yrityksen nykytilanteesta ja kehityskohteista tietosuojaan liittyen.

2. Tee sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa

GDPR:n myötä yrityksille tulee pakottavana ehtona toimeksiantosopimusten tekeminen sellaisten kolmansien osapuolien kanssa, jotka käsittelevät yrityksen henkilötietoja. Yksi yleisimmistä tilanteista on varmasti suhteet yrityksen verkkosivujen ylläpitäjään. Ylläpitäjällä on pääsyoikeudet yrityksen tietokantaan, joten he toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, jos tietokanta sisältää henkilötietoja. Tietosuoja-asetus vaatii, että vanhat sopimukset uusitaan, ja uusissa huomioidaan GDPR:n vaatimukset. Rekisterinpitäjän on on huolehdittava, että tämä kolmas osapuoli noudattaa laissa annetuja ehtoja. Sopimuksessa on huomioitava muun muassa seuraavat seikat:

  • Sopimusosapuolten oikeudet ja vastuut
  • Henkilötietojen käsittelyn luonne ja tarkoitus
  • Miten henkilötietoja käsitellään
  • Rekisterissä olevan datan kuvaus
  • ym.

3. Tarkista tarvitsetko tietosuojavastaavaa

Usealla yrityksellä on oltava tietosuojavastaava 25.5.2018 alkaen. Yritysten pitää nimittää tietosuojavastaava, jos yrityksen henkilötietojen käsittely on laajamittaista, systemaattista sekä yrityksen ydintoimintaa. Näin ollen esimerkiksi verkkokauppojen ja aktiivisesti digimarkkinointia harjoittavien yritysten on nimitettävä tietosuojavastaava.

Tietosuojavastaava pitää huolta, että yritys noudattaa GDPR-asetusta. Tämäkään ei ole mitään EU:n tyhjää puhetta, vaan tietosuoja-asetus vaatii, että tietosuojavastaavan nimi on ilmoitettava viranomaiselle. Yrityksen on siis oikeasti myös noudatettava lain määräyksiä, pelkkä puhe ei riitä. Tietosuojavastaava toimii linkkinä viranomaisten ja yrityksen välillä ja opastaa yrityksen työntekijöitä GDPR:n liittyvissä asioissa. Tietosuojavastaava ei ole kuitenkaan henkilökohtaisessa vastuussa, jos yritys joutuu tietosuojavaltuutetun hampaisiin.

4. Hanki evästeohjelmisto verkkosivuillesi

Jos teet kohdennettua mainontaa, niin joudut päivittämään evästekäytäntösi (esimerkiksi Google ja IAB ohjeistavat tähän). Evästeohjelmiston voit hankkia esimerkiksi Nostamon kautta. Toimin itse Nostamossa yrittäjänä, joten huomauttaisin, että tämä teksti on tehty yhteistyössä Nostamon kanssa. 🙂

Johtopäätökset

Tietosuoja-asetus muuttaa yritysten toimintaa varsinkin markkinoinnin saralla. Kohdennettuun mainontaan tulee muutoksia ja henkilötietojen keruu vaikeutuu. Suurimpia ongelmia aiheuttavat laveasti muotoillut lain tekstit. Lain soveltamisesta ei ole vielä ennakkotapauksia, joten mitään ei voi sanoa vielä täysin varmaksi. Järkevintä on kuitenkin pyrkiä noudattamaan lain tiukimpiakin tulkintoja.

GDPR:n voimaantuloon on alle 2 kuukautta, joten nyt alkaa olla viimeisiä hetkiä suojata yrityksesi sen mukanaan tuomilta riskeiltä. GDPR:n rikkomisesta seuraava sakko voi olla jopa 20 miljoonaa euroa tai 4 % liikevaihdosta. Itse uskon, että viranomaiset tulevat myös langettamaan noita sakkoja, sillä tietosuoja-asetus on säädetty jo 2 vuotta sitten, joten yrityksillä on ollut hyvin aikaa valmistautua siihen.

Erään arvion mukaan 80 % yrityksistä kuitenkin epäonnistuu GDPR:n noudattamisessa. Ethän kuulu tähän joukkoon?

Yrityksen ostaminen käytännössä

Lähdin pari viikkoa sitten uuteen yritystoimintaan mukaan ostamalla puolet erään osakeyhtiön osakekannasta. Avaan tässä kirjoituksessa, että mitä kaikkea yrityksen ostaminen pitää sisällään. Kerron yrityksen liiketoiminnasta tarkemmin sitten, kun launchaamme palvelun.

Kyseinen osakeyhtiö on sen verran uusi, että en joutunut tekemään mitään erikoisempaa arvonmääritystä tai työllistämään asiantuntijoita, mutta byrokratia ja sopimukset ovat suunnilleen samat kaikissa kaupoissa. Tärkeimmät asiakirjat ovat kauppakirja ja osakassopimus. Lisäksi yrityskaupan jälkeen joutuu pitämään ylimääräisen yhtiökokouksen, jos uusi osakas valitaan yhtiön hallituksen jäseneksi. Tästä pitää tehdä ilmoitus kaupparekisteriin. Lisäksi uuden osakkaan pitää lähettää varainsiirtoveroilmoitus Verohallintoon ja maksaa varainsiirtovero.

Ennen kauppaa

Ennen yrityksen ostamista on erittäin tärkeää perehtyä yhtiön talouteen. Mikäli kirjanpito ja tilinpäätösasiat eivät ole ennestään tuttuja, niin kannattaa hankkia asiantuntija avuksi. Tarkastin itse kuluvan tilikauden juoksevan kirjanpidon yhtiöllä käytössä olevan kirjanpito-ohjelman kautta. Lisäksi perehdyin edellisen tilikauden tilinpäätökseen. Kaupanteon jälkeen mikään taseen erä tai esimerkiksi yhtiön antama vakuus ei saisi tulla yllätyksenä.

Osakassopimus ja kauppakirja

Yhtiökumppanini on minulle ennestään tuttu, mutta osakassopimus on silti hyvä tehdä tulevaisuuden varalle. Tärkein osakassopimuksen kohta on mielestäni osakkeiden myyntiä koskevat rajoitukset. Yhtiön toiminta saattaa parhaimmassa tapauksessa jatkua vuosikymmeniä, joten tämän hetkisen luottamuksen varaan ei kannata laskea mitään. Mikäli osakkeiden myynnille ei aseta rajoituksia, niin tulevaisuudessa toinen osakas saattaa tehdä exitit, ja saat itsellesi tuntemattoman yhtiökumppanin, jolla on pahimmassa tapauksessa suurempi omistusosuus yhtiöstä. Tämän vuoksi myyntiehtoihin kannattaa kirjata, että osakkeita on ensin tarjottava toiselle osakkaalle, jos niistä päättää luopua. Lisäksi sopimuksessa kannattaa sopia myötämyyntioikeudesta, jolla määritellään toisen osakkaan oikeudesta myydä osakkeet samanaikaisesti myyntineuvottelut aloittaneen osakkaan kanssa. Mikäli molemmat eivät saa myytyä osakkeitaan ostajalle, kauppa peruuntuu. Sopimuksessa kannattaa käydä tarkasti läpi kaikki mahdolliset skenaariot.

Osakassopimuksessa kannattaa määritellä myös palkanmaksua koskevat ehdot. Palkanmaksu on osakkaiden oman harkinnan varassa, joten tälle on hyvä sopia rajoituksia. Sopimukseen voi sisällyttää myös ehtoja osingonjaosta ja yhtiön rahoituksesta. Osakassopimuksen tekemiseen löytyy hyviä oppaita googlettamalla. Yrityksen ostaminen on sen verran suuri taloudellinen panostus, että asioiden tutkimiseen kannattaa käyttää kunnolla aikaa.

Kauppakirjaan löytyy myös hyviä pohjia netistä. Osakassopimuksessa on määritelty kaikki tärkeimmät ehdot, joten kauppakirja on enemmänkin standardipohjainen asiakirja.

Kaupan jälkeen

Kaupan jälkeen pidimme ylimääräisen yhtiökokouksen, jossa kirjasimme pöytäkirjaan tiedon osakekaupasta ja uuden osakkaan valinnasta yhtiön hallituksen jäseneksi. Uudesta hallituksen jäsenestä täytyy tehdä ilmoitus kaupparekisteriin.

Samaisessa yhtiökokouksessa teimme päätöksen yhtiöjärjestyksen muuttamisesta ja uudesta toiminimestä. Näistä täytyy tehdä myös ilmoitus kaupparekisteriin. PRH:n sivuilla on ohjeet osakeyhtiöltä vaadittaviin muutosilmoituksiin.

Ostajana vastasin varainsiirtoveron maksamisesta ja ilmoittamisesta. Ilmoitus tehdään Verohallintoon paperisella lomakkeella. Liitteeksi pitää lähettää kuitti veron maksusta ja kopio osakkeiden kauppakirjasta. Varainsiirtoveron määrä osakeyhtiöiden osakkeiden kaupassa on 1,6 %.

Sopimukset eivät ole aukottomia

Sopimuksiin ei voi mitenkään kirjata kaikkia mahdollisia skenaarioita, joten osakkaiden välinen luottamus on ensiarvoisen tärkeää. Osakkaiden on oltava motivoituneita ja heillä on oltava suunnilleen yhtäläinen näkemys yhtiön missiosta ja visiosta. Tästäkin huolimatta on oltava valmis tekemään kompromisseja.

Hyvästä yhtiökumppanista on kuitenkin mittavia etuja. Kaikki isommat päätökset kulkevat kahden seulan läpi, joten lopputuotos on monesti parempi, kuin yksin tehdessä. Työtaakkaa voi myös jakaa, eikä tarvetta ulkopuolisen palkkaamiselle tule niin nopeasti.

Vertaislainalla joustavaa rahoitusta yrityksille

Lainapohjainen joukkorahoitus on uusi joustava rahoitusmuoto, jonka suosio kasvaa hurjaa vauhtia. Viime vuonna (2016) joukkorahoituksella kerättiin rahoitusta yhteensä 153 miljoonaa euroa, ja lainapohjaisen joukkorahoituksen osuus tästä oli 39,9 miljoonaa euroa. Vertaislaina yrityksille on kansanomaisempi nimitys tälle rahoitusmuodolle.

Vertaislaina yrityksille toimii yksinkertaistetusti niin, että  yritys laittaa lainahakemuksen tuhansista yksittäisistä toimijoista koostuville rahoitusmarkkinoille. Toimijat voivat olla joko yksityishenkilöitä tai muita yrityksiä. Nämä toimijat arvioivat itsenäisesti, että millä ehdoilla he ovat valmiita lainaamaan rahojaan. Lainahakemus voi siis toteutua vain silloin, kun sekä lainanhakija että sijoittaja ovat tyytyväisiä ehtoihin.

Esittelen alla kaksi tunnettua suomalaista kyseisen rahoitusalan toimijaa.

Fellow Finance

Fellow Financelta voi hakea yrityslainaa Suomeen rekisteröity yritys, jolla on takana vähintään yksi kokonainen tilikausi. Kokonaista tilikautta vaaditaan suurimmassa osassa yrityslainoista, sillä tämän avulla voidaan tehdä luottokelpoisuusarvio, joka vaikuttaa haettavan lainan koron määrään. Kokonaisen tilikauden lisäksi Fellow Financen yrityslainaan vaaditaan henkilötakaus tai reaalivakuus.

  • Yrityslainan määrä on 5 000 € – 1 000 000 €
  • Kiinteä korko alkaen 6 %
  • Laina-aika jopa 7 vuotta

Fellow Financen joukkorahoituspalvelu toimii niin, että luottokelpoisuusarvion jälkeen laina etenee Fellow Financen markkinapaikalle, jossa suuri määrä toimijoita voi tarjota pääomiaan yritykselle lainaksi. Palvelu toimii huutokauppaperiaatteella eli halvimmat tarjoukset etenevät lainatarjoukseksi, jos yritys koetaan niin houkuttelevaksi sijoituskohteeksi, että lainantarjoajista on tunkua. Lainapohjaisella joukkorahoituksella yritys saa siis kysynnän ja tarjonnan lain mukaisesti oikeudenmukaisen tarjouksen lainahakemukselleen. Yrityksen ei ole kuitenkaan pakko hyväksyä saamaansa lainatarjousta, jos lainan ehdot eivät miellytä.

Hae vertaislainaa yrityksille

Yrityslainat.fi

Yrityslainat.fi -palvelu myöntää vertaislainaa yrityksille, jotka on rekisteröity Suomeen, ja joilla on riittävä takaisinmaksukyky. Lainahakemuksen liitteeksi tarvitaan viimeisin vahvistettu tilinpäätös sekä varmentavia dokumentteja muun muassa kirjanpitoajojen ja tiliotteiden muodossa.

  • Yrityslainan määrä on 20 000 € – 4 999 999 €
  • Korko alkaen 4 %
  • Laina-aika 6 kk – 5 vuotta

Palvelu toimii niin, että vertaislainaa hakeva yritys määrittelee itse lainan ehdot, jonka jälkeen luottoluokittaja arvioi yrityksen luottoluokituksen ja laina tulee joukkorahoitusmarkkinalle tarjolle. Sijoittajat voivat itse päättää, että sijoittavatko he lainaan vai eivät. Lainan suosioon vaikuttaa vahvasti luottoluokittajan tekemä julkinen arvio yrityksestä. Lainahakemuksen voimassaoloaika on 60 päivää, jonka jälkeen lainanhakija voi itse päättää, että hyväksyykö lainan, jos se on saanut tarpeeksi sijoituksia.

Hae lainapohjainen joukkorahoitus yrityksellesi

Vinkkejä lainanhakuprosessiin

Lainat hinnoitellaan aina riskin mukaan. Korko on sitä suurempi, mitä korkeammaksi sijoittajat tai luottoluokittajat arvioivat riskin siihen, että yritys ei selviä velan takaisinmaksusta. Näin ollen myös vakuudet vaikuttavat aina lainan hintaan. Tarjoamalla vakuuden lainalle myös lainan korko tippuu.

Yritykselle rahoitusta hakevan kannattaa aina kilpailuttaa lainahakemuksensa. Lainapohjainen joukkorahoitus on siitä joustava rahoitusmuoto, että hakemuksen voi helposti täyttää omalta koneeltaan, eikä tarvitse lähteä hattu kourassa pankinjohtajan puheille. Mikäli itselleni tulisi joskus isomman rahoituksen tarvetta, niin hakisin ehdottomasti vertaislainaa yritykselle samanaikaisesti Fellow Financelta ja Yrityslainat.fi -palvelusta. Tämän lisäksi kilpailuttaisin myös muita toimijoita, kuten perinteisiä pankkeja. 5-10 tunnin työlle on mahdollista saada todella kova tuntipalkka, jos lainan korosta saa vaikka 1-2 % pois kilpailutuksen ansiosta.

Teksti on toteutettu yhteistyössä Fellow Finance Oyj:n sekä Vauraus Suomi Oyj:n kanssa.

Ulkomaalaispalautus toisesta EU-maasta

Suomalainen arvonlisäverovelvollinen yritys voi hakea toisessa EU-maassa maksamiaan arvonlisäveroja takaisin Verohallinnon ALVEU-palvelun kautta. Ostojen on täytynyt luonnollisesti koskea liiketoimintaa, joten henkilökohtaisten lomamatkojen banaaniveneajelujen arvonlisäveroja on turha yrittää hakea takaisin. Esimerkiksi Saksaan tehdyn messumatkan aikana käytettyjen taksien ja hotellien arvonlisäverot kuuluvat säännöksen soveltamisen piiriin. Hain itse työni puolesta juuri alveja takaisin, ja prosessin helppous jopa hieman yllätti.

Ulkomaalaispalautuksen ehdot

Sen lisäksi, että ostojen täytyy koskea liiketoimintaa, myös seuraavien ehtojen pitää täyttyä:

  • Yrityksellä ei ole kiinteää toimipaikkaa kyseisessä maassa
  • Yritys ei ole rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi kyseisessä maassa
  • Yritys ei ole myynyt kyseiseen maahan muuta kuin tiettyjä kuljetuspalveluja tai sellaisia palveluja, joista ostaja on arvonlisäverovelvollinen

Viimeinen kohta tarkoittaa käytännössä sitä, että yritys ei voi käyttää ulkomaalaispalautusta, jos se on myynyt tavaraa tai palveluja kyseisen maan kuluttajille, koska näissä tapauksissa ostoihin sisältyy arvonlisäveroa. Yritys on voinut kuitenkin myydä tavaraa tai palveluja kyseisen maan yrityksille, jos myynti on tapahtunut käännetyn verovelvollisuuden perusteella. Käännetty verovelvollisuus tarkoittaa sitä, että EU:n alueella yritysten välisessä kaupassa myyjä myy tuotteen tai palvelun ilman arvonlisäveroa, ja ostaja sekä suorittaa että vähentää kyseiseen ostoon sisältyvän arvonlisäveron. Tämä tarkoittaa sitä, että myös ostaja saa hankittua tuotteen ilman arvonlisäveroa. Kirjoitan tästä piakkoin oman artikkelinsa. Käännetyn verovelvollisuuden soveltaminen koskee todella isoa osaa yrityksistä, sillä esimerkiksi Facebook- ja Google-mainonnassa sovelletaan tätä menettelyä, sillä näiden yritysten laskutusmaa on Irlanti.

Hakuaika ja -jakso

Ulkomaalaispalautusta on haettava viimeistään 9 kuukauden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jota hakemus koskee. Viime vuoden arvonlisäverot oli siis haettava viimeistään 30.9.2017 eli reilu viikko sitten.

Hakujakso voi olla joko neljännesvuosi tai kalenterivuosi. Neljännesvuotta käytettäessä pienin palautettava määrä on 400 euroa. Kalenterivuoden kohdalla pienin palautettava määrä on 50 euroa.

Hakemuksen täyttäminen

Hakemuksen täyttäminen on melko simppeli prosessi. Hakemuksessa vaaditaan:

  • Asiakastiedot
  • Hakemuksen perustiedot
  • Laskujen ja tuontiasiakirjojen erittely

Laskujen ja tuontiasiakirjojen erittely on aikaa vievin osuus, jos haettavia ostotapahtumia on paljon. Näiden erittelyn voi tehdä myös CSV-tiedostolla. Verohallinnon sivuilta löytyy valmis pohja tälle CSV-tiedostolle. CSV-tiedostoja käytetään taulukkolaskentaohjelmien tietojen vientiin ja tuontiin eri ohjelmistojen välillä.

Hakemukseen on liitettävä kopiot sellaisista laskuista, joiden veron peruste (arvonlisäveroton hinta) on yli 1000 euroa. Jos lasku koskee polttoainetta, raja on 250 euroa. Liitetietovaatimukset saattavat vaihdella maittain. EU:n ulkomaalaispalautusta käsittelevellä sivulla on listattuna eri maiden hakemusta koskevat ohjeet.

Lisätietoja hakemusmenettelystä

Verohallinnon sivuilla on hyvät ohjeet hakemuksen täyttämiseen. Kannattaa lukea ohjeet kunnolla, sillä ulkomaalaispalautuksessa on joitain poikkeuksia, jota en tässä maininnut niiden harvinaisuuden vuoksi.

Hakemuksen käsittelyaika on todella pitkä. Sain itse kuittauksen sähköpostiin hakemuksen vastaanottaneen maan veroviranomaiselta muutamassa päivässä, mutta hakemuksen käsittelyaika on silti 4-8 kuukautta.

Työntekijän palkkaus ja palkanlaskennan perusteet

Työntekijän palkkaus on varsinkin pienemmille yrityksille usein suuri taloudellinen riski. Työnantajayrittäjäksi ryhtymistä saattaa vaikeuttaa myös monimutkaiset lait ja erilaiset velvollisuudet, joita tästä seuraa. Pyrin käymään tässä artikkelissa läpi yleisesti työntekijän palkkaamiseen liittyviä käytäntöjä ja kustannuksia, joita työnantajana toimimisesta seuraa.

Sosiaalivakuutusmaksut

Työntekijän palkkauksen yhteydessä on otettava erilaisia lakisääteisiä sosiaalivakuutuksia, joiden maksujen keräämisestä huolehtivat sekä valtio että yksityiset vakuutusyhtiöt. Palkkaan kuuluvia sosiaalivakuutusmaksuja ovat:

  • Sosiaaliturvamaksu
  • Eläkevakuutusmaksu
  • Työttömyysvakuutusmaksu
  • Tapaturmavakuutusmaksu
  • Ryhmähenkivakuutusmaksu

Sosiaalivakuutusmaksujen lisäksi työntekijän palkasta pidätetään ennakonpidätys. Ennakonpidätys lankeaa kokonaan työntekijän maksettavaksi. Työnantajan velvollisuutena on kuitenkin pidättää työntekijän veroprosentin mukainen määrä palkasta ja tilittää tuo ennakonpidätys palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä Verohallinnolle. Palkanmaksupäivän ollessa esimerkiksi 31. syyskuuta niin ennakonpidätys tilitetään 12. lokakuuta. Ennakonpidätys lukeutuu oma-aloitteisiin veroihin ja se tilitetään samanaikaisesti arvonlisäveron sekä sosiaaliturvamaksun kanssa.

Sosiaaliturvamaksu on ennakonpidätyksen tapaan oma-aloitteinen vero ja se tilitetään Verohallinnolle samanaikaisesti ennakonpidätyksen kanssa. Ennakonpidätys ja sosiaaliturvamaksu ovat TAS-maksuja eli työnantajamaksuja. Sosiaaliturvamaksun suuruus palkasta on 1,08 % vuonna 2017. Työnantaja maksaa tuon maksun kokonaisuudessaan itse.

Eläkevakuutusmaksu jakautuu työntekijän ja työnantajan osuuteen. Työnantajan keskimääräinen TyEL-maksu vuonna 2017 on 17,95 %. Työntekijän osuus on iästä riippuen 6,15 % tai 7,65 %. 53-62-vuotiaat maksavat suurempaa työeläkemaksua.

Työttömyysvakuutusmaksu jakautuu myös työntekijän ja työnantajan osuuteen. Työnantajan osuus on 0,8 % ja työntekijän 1,6 % bruttopalkasta.

Tapaturmavakuutusmaksu lankeaa kokonaan työnantajan maksettavaksi. Sen suuruus riippuu työn vaarallisuudesta ja toimialasta. Teollisuuden maksut ovat suuremmat kuin esimerkiksi toimistotyöntekijöiden. Keskimääräisen maksun suuruus vuonna 2017 on 0,8 %.

Ryhmähenkivakuutusmaksu on pienin kuluerä. Sen suuruus vuonna 2017 on 0,07 % ja työnantaja maksaa sen tapaturmavakuutusmaksun ja sosiaaliturvamaksun tavoin kokonaan itse.

Vakuutusmaksut käytännössä

Työntekijän bruttopalkasta vähennetään ennakonpidätyksen lisäksi osuus eläkevakuutusmaksusta ja työttömyysvakuutusmaksusta. Näin ollen 17-52-vuotias työntekijä maksaa:

  • 6,15 % eläkevakuutusmaksua
  • 1,60 % työttömyysvakuutusmaksua.

Ennakonpidätyksen ollessa 20 % sivukuluja tulee työntekijän maksettavaksi yhteensä 27,75 %. 2000 euron bruttopalkasta jää näin ollen käteen 2000 * 0,7225 = 1445 euroa.

Työnantajan maksettavaksi lankeaa:

  • 18,95 % eläkevakuutusmaksua
  • 1,08 % sosiaaliturvamaksua
  • 0,8 % työttömyysvakuutusmaksua
  • 0,8 % tapaturmavakuutusmaksua (keskimäärin, luku vaihtelee toimialan mukaan)
  • 0,07 % ryhmähenkivakuutusmaksua.

Näistä osuuksista tulee yhteenlaskettuna 21,7 %. Edellisessä esimerkissä käytetyn 2000 euron bruttopalkan lisäksi työnantaja joutuisi siis maksamaan 0,217 * 2000€ = 434 € sivukuluja.

Vakuutusten hankinta ja maksujen tilitys

Työnantajan on hankittava vakuutukset ja tilitettävä oman osuutensa lisäksi työntekijän osuus vakuutusmaksuista.

Työeläke-sivustolla on listattuna eri työeläkelaitokset. TyEL-vakuutusmaksuille valitaan joko kuukausi- tai vuosi-ilmoitusmenettely. Vuosi-ilmoitusmenettelyssä eläkevakuutusmaksu perustuu työnantajan arvioimaan ennakkopalkkasummaan ja maksuerien määrään on mahdollista vaikuttaa. Kuukausi-ilmoittajalla maksut perustuvat toteutuneisiin palkkoihin ja ne tilitetään kerran kuukaudessa. Varman sivuilla on tietoa ilmoitusmenettelyistä ja aputyökalu, jolla voi testata kumpi menettely sopii paremmin.

Sosiaaliturvamaksu tilitetään Verohallinnon OmaVero-palvelun kautta. Sosiaaliturvamaksu maksetaan palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Tähän ei tarvita mitään erillistä sopimusta, vaan ilmoitusmenettely pohjautuu arvonlisäveron tapaan työnantajan toimittamiin tietoihin. Pitää kuitenkin huomioida, että jos työnantajaa pidetään säännöllisenä työnantajana, hänen on ilmoittauduttava työnantajarekisteriin. Verohallinnon sivuilla on tietoa työnantajan velvollisuuksista.

Työttömyysvakuutusmaksu maksetaan Työttömyysvakuutusrahastolle eli TVR:lle. Työttömyysvakuutusmaksu perustuu työnantajan arvioimaan ennakkopalkkasummaan. Maksut joustavat siis samaan tapaan kuin työeläkevakuutuksen vuosi-ilmoitusmenettelyssä.

Tapaturmavakuuttamista harjoittavat yksityiset vakuutusyhtiöt. Tapaturmavakuutuskeskuksen sivuilla on listattuna kaikkien jäsenlaitosten yhteystiedot. Tapaturmavakuutuksen yhteydessä otetaan myös ryhmähenkivakuutus samasta vakuutusyhtiöstä. Näiden vakuutusten ilmoitusmenettely pohjautuu myös arvioituun ennakkopalkkasummaan ja maksuerien määrään voi vaikuttaa.

Vuosi-ilmoitus

Työnantajan on lähetettävä Verohallinnolle ja vakuutusyhtiöille vuosi-ilmoitus maksamistaan palkoista ja muista suorituksista palkanmaksuvuotta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Vuoden 2017 palkkatiedot ilmoitetaan siten 31.1.2018 mennessä. Verohallinnon sivuilla on tietoa vuosi-ilmoituksen antamisesta.

Vakuutusyhtiöille annetaan vuosi-ilmoitus samaan päivään mennessä. Vuosi-ilmoitus koskee niitä vakuutuksia, joiden vakuutusmaksut ovat perustuneet arvioituihin palkkasummiin. Näin ollen työeläkevakuutuksen kuukausi-ilmoittajan ei tarvitse antaa vuosi-ilmoitusta eläkevakuutusta varten, sillä ilmoitetut summat ovat perustuneet toteutuneisiin palkkatietoihin. Muista vakuutuksista on sen sijaan annettava ilmoitus. Vuosi-ilmoituksen tietojen perusteella vakuutusyhtiöt joko maksavat liikaa maksettuja ennakkomaksuja takaisin tai perivät tasausmaksuna lopullisen vakuutusmaksun ja ennakkomaksujen välisen erotuksen.

Muut kulut

Työntekijöistä koituu vakuutusmaksujen lisäksi myös muita kustannuksia. Työnantajan on järjestettävä esimerkiksi lakisääteinen työterveyshuolto. Sairauspoissaolot, vuosilomat, arkipyhät ja palkalliset vapaapäivät (pekkas-vapaat) lyhentävät työaikaa. Vuosilomakorvauksen lisäksi työnantajan on usein maksettava lomarahaa, joka on 50 % vuosilomakorvauksen määrästä. Nämä kaikki nostavat työntekijästä koituvia lopullisia kustannuksia, joten kannattaa tehdä kunnollinen budjetti ennen lopullisen rekrytointipäätöksen tekemistä, jotta mikään maksu ei tule myöhemmin yllätyksenä. Suomen Yrittäjien sivuilla on hyvä palkkalaskuri, jolla voi katsoa työnantajan todellisia kustannuksia saatua työpanosta kohti.

Lopuksi

Käyn myöhemmin erillisissä artikkeleissa läpi palkanlaskennan kirjanpitokäsittelyä, yrittäjän oman palkan laskentaa sekä vuosilomakorvauksen määräytymistä.

iZettle-maksupääte – omia kokemuksia laitteen käytöstä ja tarjous lukijoille

iZettle-maksupääte on uudenlainen langaton kortinlukija. Käyn kirjoituksessa läpi laitteen ominaisuuksia ja omakohtaisia kokemuksiani maksupäätteen käytöstä. Tarjousta etsivät löytävät linkin kirjoituksen lopusta.

iZettle Reader on uudenlainen kortinlukija, joka sopii erityisen hyvin satunnaiseen ja pienimuotoiseen myyntiin, koska sen hinnoittelu on alkumaksun jälkeen pelkästään provisiopohjainen. Maksupäätteen oston jälkeen maksuista veloitetaan 1,0 – 2,75 prosentin maksupalkkiota. Laite tukee lähimaksuja ja sillä voi vastaanottaa maksuja kaikilla yleisillä korteilla. iZettle-maksupääte on rekisteröity Ruotsiin ja se täyttää alan vaativimmat turvallisuusstandardit, joten maksut ovat varmasti turvassa.

iZettlen ominaisuudet

iZettle Readerillä voi vastaanottaa korttimaksuja kaikilla yleisimmillä siru- tai magneettinauhakorteilla. Näihin lukeutuvat:

  • MasterCard
  • Visa
  • American Express
  • Maestro
  • Visa Electron
  • Vpay
  • JCB
  • Diners Club
  • China Union Pay
  • Discover

Näiden lisäksi sillä voidaan vastaanottaa lähimaksuja sekä Samsung Pay-, Apple Pay- ja Android Pay -maksuja. iZettlen parhaimpia puolia on, että maksuja voi vastaanottaa missä tahansa, jos pitää maksupäätteen lisäksi mukanaan datayhteydellä varustettua kännykkää. Maksupääte mahtuu helposti esimerkiksi farkkujen etutaskuun.

Laitteen käyttö

iZettlen käyttöönotto on todella helppoa:

  1. Rekisteröidy kirjoituksen lopussa olevan linkin kautta iZettlen käyttäjäksi
  2. Osta ja tilaa maksupääte
  3. Lataa laite, kun se saapuu postissa
  4. Yhdistä laite bluetoothilla esimerkiksi älypuhelimeesi
  5. Vastaanota maksuja

Laitteen akku kestää yhdellä latauksella jopa 8 tuntia, joten se soveltuu hienosti fyysisten myymälöiden lisäksi torimyyntiin tai muihin ulkoilmatapahtumiin.

iZettlen verkkosivuilta löytyvä käyttäjäpaneeli on todella käyttäjäystävällinen. Täältä voidaan hallita muun muassa seuraavia asioita:

  • Arvonlisäveron suuruus kauppa- tai tuotetasolla
  • Kuitissa näkyviä tietoja (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, verkkosivusto, osoite, lisätiedot) -> Nämä tiedot voidaan joko lähettää sähköpostiviestinä tai tekstiviestinä asiakkaalle myyntitapahtuman jälkeen tai tulostaa paperisena kuittina, jos yrittäjä on ostanut itselleen iZettleen integroituvan kuittitulostimen
  • Yrityksen pankkitietoja ja tilitysaikaväliä (talletukset voidaan ajoittaa tapahtuvaksi päivittäin, viikottain tai kuukausittain)
  • Myyntiraporttien lataukset -> käyttäjäpaneelin kautta voidaan ladata kirjanpitoon soveltuvat tositteet. Raportteja voi tulostaa pdf-muodossa tai viedä Exceliin.
  • Tuotevalikoiman hallinta -> Käyttäjäpaneelin kautta voidaan lisätä uusia tuotteita, jonka jälkeen nämä nimikkeet näkyvät iZettle Readerissa (helpottaa myyntiä)
  • Varastonhallinta -> Tuotteiden varastosaldoa voidaan seurata tuotetasolla
  • Asiakkaiden hallinta -> Myynnin yhteydessä asiakkaan sähköposti voidaan lisätä iZettlen asiakashallintajärjestelmään
  • Oman henkilökunnan hallinta -> Käyttäjätilille voidaan lisätä käyttäjiksi yrityksen henkilöstöä

Hinnoittelu

Yrittäjä voi valita maksupäätteelle joko kiinteän tai joustavan hinnoittelun. Kiinteässä hinnoittelussa kaikista transaktioista veloitetaan sama 1,95 % maksupalkkio. Joustavassa hinnoittelussa maksupalkkion suuruus vaihtelee 1,0 % – 2,75 % välillä, riippuen yrityksen kuukausittaisesta myynnistä. Kokeilin iZettlen laskurilla, että missä vaiheessa kannattaisi ottaa joustava hinnoittelu käyttöön, niin laskurin mukaan yli 4800 euron myynnillä maksupalkkio tulee halvemmaksi joustavalla hinnoittelutavalla.

Satunnaista myyntiä harjoittavalla yrittäjälle iZettle on erityisen hyvä valinta, sillä kiinteän 1,95 % maksupalkkion lisäksi laitteesta ei veloiteta muita juoksevia maksuja. Laitteen lunastaminen maksaa 49 euroa (tästä artikkelista löytyvän linkin kautta ostettuna), jonka jälkeen laitteen voi vaikka unohtaa pöytälaatikkoon, ilman että tästä koituisi mitään muita kuluja.

iZettle ja verkkokauppa

iZettle tarjoaa nykyään myös mahdollisuutta verkkokaupan luomiseen Go PLUS -tilaajille. Verkkokauppa perustuu Selz-teknologiaan.

Käyttäjä voi luoda kokonaan uuden verkkokaupan, lisätä jo olemassa oleville verkkosivuille maksupainikkeita tai yhdistää verkkokauppaominaisuuden yrityksen Facebook-sivuille. Uusi verkkokauppa luodaan iZettlen tarjoamilla valmiilla teemoilla. Mikäli yrityksellä on ollut jo aiemmin käytössä iZettlen maksupääte ja varastonhallinta, niin verkkokauppa synkronoi varastotiedot automaattisesti yrityksen tililtä.

Itselläni ei ole iZettlen verkkokaupasta omakohtaista kokemusta.

Omia kokemuksia maksupäätteen käytöstä

Tilasin itse maksupäätteen pari viikkoa sitten ja ensimmäiset maksut otin vastaan viime viikonloppuna. Olen ollut todella tyytyväinen laitteeseen. Maksupääte liitetään bluetooth-yhteyden avulla nettiyhteyden sisältävään kännykkään tai tablettiin (käyttöjärjestelmä Android tai iOS). Maksupäätettä operoidaan iZettlen oman applikaation avulla. Applikaatioon voi tallentaa oman tuotevalikoimansa, jonka jälkeen myyntitapahtuman yhteydessä voi vain näppäillä valikoimasta oikeat tuotteet ja veloittaa oston. Applikaation kautta voi myös lähettää muutamalla näppäilyllä kuitin asiakkaan sähköpostiin tai kännykkään. Aivan uskomattoman kätevää toimintaa. Käteismaksut voi lyödä laitteeseen ilman provisiota, joten tämän avulla voi pitää käteismyynnistä ilmaiseksi kirjanpitoa. Myyntiraportin saa tallennettua iZettlen asiakassivuilta pdf-muodossa. Raportissa on eriteltynä myydyt tuotteet (jos on käytetty tuotevalikoimaa) ja tarvittavat tiedot kirjanpitoa varten.

izettle maksupääte - tarjous ja omia kokemuksia laitteen käytöstä

iZettle lupaa maksupäätteen akulle 8 tunnin kestoa tai sataa myyntitapahtumaa. Itselläni se toimi ilman mitään ongelmia 6 tunnin myyntiajanjakson ajan. Maksut ovat menneet 4g-yhteyden kautta 1-2 sekunnissa läpi. Maksupäätteen ja puhelimeni välillä on ollut noin metrin verran väliä maksujen aikaan, joten yhteyden kantama riittää helposti.

Tarjous iZettleä hankkiville

iZettlen normaali arvonlisäveroton hinta on 79 euroa, mutta linkkini kautta sen saa 49 eurolla (alv 0 %). Maksupäätteen voi tilata täältä.

Johtopäätökset

Kirjoituksesta tuli todella ylistävä, mutta ensimmäisten kokemusteni perusteella se on todellakin ansaittua. iZettle-maksupääte on hinnoittelunsa puolesta halvin maksupääte muutaman tuhannen euron kuukausimyyntiin asti. Satunnaiseen myyntiin iZettle on ehdottomasti paras ratkaisu, koska siinä ei ole lainkaan kiinteitä kuukausimaksuja.

 

Teksti sisältää affiliate-linkin. Affiliate-toiminta ei ole vaikuttanut arviooni, sillä kirjoitin artikkelin ennen kuin toiminta tuli edes mieleeni. Päätin samalla vaivalla hankkia lukijoille alennuskoodin ja itselleni pientä rahallista hyötyä.

Oman yrityksen perustaminen vai kevytyrittäjyys

Yrityksen perustamisen sijaan moni laskuttaa nykyään palveluitaan UKKO.fi-palvelun kautta. Kevytyrittäjyys onkin kasvattanut suosiotaan todella paljon viime vuosina. Selvitin mielenkiinnon vuoksi yrittäjyyden ja kevytyrittäjyyden välisiä eroja niin nettopalkassa kuin käytännön toimissakin. Yrittäjyyden ja kevytyrittäjyyden välinen vertailu pitää sisällään niin monta erilaista muuttujaa tilanteesta riippuen, että niiden välinen tarkempi vertailu on erittäin vaikeaa. Kirjoituksen tarkoituksena onkin käydä tilannetta läpi yleisellä tasolla.

Erot nettopalkassa

Selvitin UKKO.fi:n palkkalaskurin avulla kuinka paljon palvelun kautta laskutettavasta palkasta jää käteen. 25 prosentin ennakonpidätysprosentilla laskutettavista arvonlisäverottomista summista jää käteen laskurin mukaan seuraavasti:

  • 200 euron laskusta 104 euroa (52 prosenttia)
  • 100 euron laskusta 48 euroa (48 prosenttia)
  • 50 euron laskusta 20 euroa (40 prosenttia)

Suhteelliset kulut ovat siis sitä suuremmat, mitä pienempiä laskutettavat summat ovat.

Toiminimellä toimiva arvonlisäverovelvollinen aloittava yrittäjä, jonka ennakonpidätysprosentti olisi sama 25 prosenttia ja vuotuinen työtulo yli 7645,25 euroa, saisi nettopalkkana käteen alennetun YEL-vakuutusmaksun, ennakonpidätyksen ja arvonlisäveron alarajahuojennuksen jälkeen seuraavasti:

  • 200 euron laskusta 160 euroa (80 prosenttia)
  • 100 euron laskusta 80 euroa (80 prosenttia)
  • 50 euron laskusta 40 euroa (80 prosenttia)

Yrittäjän kohdalla nettotulon osuus pysyy siis aina samana. Laskutavassa on oletettu, että yrittäjä tienaa yli YEL-vakuutusmaksun rajan eli enemmän kuin 7645,25 euroa, mutta vähemmän kuin 10 000 euroa, joka on arvonlisäverohuojennuksen alaraja. Arvonlisäverohuojennusta saa 30 000 euroon asti, joten yli kymppitonnin tuloista saa myös arvonlisäveroa takaisin, mutta palautettavan määrän osuus vähenee lähestyttäessä 30 000 euroa. Laskutavassa on oletettu myös, että yrittäjä on alle 52-vuotias aloittava yrittäjä, jolloin hän on oikeutettu alennukseen YEL-maksusta ensimmäiset neljä vuotta. Laskujen yksinkertaistamiseksi oletan myös, että koko laskutettava summa on yrittäjän voittoa, josta ei tarvitse tehdä kuluista tulleita vähennyksiä. Todellisuudessahan näin ei tietenkään ole. Kevytyrittäjä voi vähentää ainoastaan työhön liittyvät suorat kulut, kuten työn suorittamiseen liittyvät materiaalit, mutta useampiin työtehtäviin soveltuvia työvälineitä ei voi vähentää. Vähennyksiä voi tehdä kuitenkin tulonhankkimisvähennyksenä ansiotuloista 620 euroon saakka. Tämän ylittävä osa ei siis ole vähennyskelpoista, joten ylittävä osuus heikentää tulosta yrittäjään nähden. UKKO.fi-palvelun blogissa on selitetty hyvin miten kulukorvaukset toimivat. Kevytyrittäjä ei voi myöskään vähentää hankintoihinsa sisältynyttä arvonlisäveroa samaan tapaan kuin yrittäjä. Tämä huonontaa kevytyrittäjän nettotulosta yrittäjään nähden, mutta vaikutuksen suuruus riippuu siitä, kuinka paljon arvonlisäveroa sisältäviä hankintoja kevytyrittäjä joutuu tekemään.

Lasken vielä yrittäjän käteen jäävän osuuden tilanteessa, jossa oletukset ovat muuten samat, mutta yrittäjän työtulo on alle 7645,25 euroa, jolloin hänen ei tarvitse maksaa YEL-vakuutusmaksua. Hän on silti hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi, jolloin hän on oikeutettu saamaan arvonlisäverohuojennusta. 200 euron alvittomasta laskusta jää tällöin käteen 198 euroa eli 99 prosenttia. Tämä suhde koskee kaiken kokoisia laskuja, kuten aikasemmin jo totesin. Pitää muistaa, että asiakkaalta laskutettava arvonlisäveron sisältävä summa on silti 248 euroa, eli valtio saisi näinkin erikoisessa tilanteessa silti 50 euroa tuloja.

Erot käytännön toimissa

Suurin hyöty kevytyrittäjälle koituu nimensä mukaisestikin kevyemmistä käytännön toimista. Kevytyrittäjä ei ole esimerkiksi kirjanpitovelvollinen, joten tässä säästyy rahaa, aikaa ja hermoja. Kirjoitin toissa viikolla ohjeet yhdenkertaisen kirjanpidon järjestämiseen. Tämä ei ole kovin vaikeaa, mutta varsinkin alkuun se saattaa aiheuttaa stressiä. Kevytyrittäjä ei ole myöskään velvollinen tekemään tilinpäätöstä tai yhtä kattavaa veroilmoitusta kuin yrittäjä. Yrityksen perustaminen vaatii myös paljon asiaan perehtymistä, joten kevytyrittäjä säästää myös tässä aikaa.

Kirjanpidon ulkoistamisesta seuraavat kustannukset riippuvat liiketoiminnan volyymista ja tositteiden määrästä. Tietääkseni tilitoimistot veloittavat yhden tositteen kirjauksesta 1-2 euroa, mutta en ole selvittänyt tätä tarkemmin, koska teen itse kirjanpitoni. Veroilmoituksen täyttämisestä joutuu lisäksi maksamaan ylimääräistä. Yrityksen perustaminen aiheuttaisi lisäksi 75 euron lisämaksun, kun yritys merkittäisiin kaupparekisteriin. Muut kulut olisivat todennäköisesti samat, sillä kevytyrittäjäkin joutuisi hankkimaan liiketoimintansa toteuttamista varten samat palvelut ja laitteet kuin yrittäjäkin.

Yhteenveto

UKKO.fi on mielestäni mahtava liikeidea. Se lisää väistämättä taloudellista toimeliaisuutta, sillä markkinoille tulee sen ansiosta toimijoita, jotka eivät sinne muutoin ilmaantuisi. Tämä on win-win-win-tilanne, sillä tästä hyötyvät niin kevytyrittäjä, palveluntarjoaja kuin yhteiskuntakin. Kevytyrittäjyys onkin mielestäni pätevä vaihtoehto sellaisille henkilöille, jotka haluavat testata liikeideansa toimivuutta mahdollisimman pienellä vaivalla tai niille, joiden laskutusmäärät jäävät pieniksi. Esimerkiksi harrastustoiminnastaan pientä ylimääräistä kerääville tässä on hyvä vaihtoehto. Luonnollisesti tästä helppoudesta joutuu maksamaan hieman ylimääräistä. UKKO.fi-palvelun blogissa on pohdittu yrittäjyyden ja kevytyrittäjyyden välisiä eroja ihailtavan objektiivisesti. Kehuista huolimatta tämä palvelu ei ole itseäni varten, sillä mielestäni oman yrityksen perustaminen ei ole niin vaivalloista, että olisin valmis maksamaan tästä helppoudesta ylimääräistä. Rahallisen puolen lisäksi yrittäjyys opettaa todella paljon uusia taitoja ja kehittää ihmisen luonnetta.

Itselläni ei ole omakohtaista kokemusta kevytyrittäjyydestä, joten kuulisin mielelläni palvelua kokeilleiden mielipiteitä. Olenko unohtanut vertailussani jotain tärkeää?

Yrityksen perustaminen käytännössä

Yrityksen perustaminen ja pyörittäminen pitää sisällään paljon erilaisia tehtäviä, joten yrittäjältä vaaditaan moniosaamista ja itsenäistä otetta työntekoon. Kunnon motivaatiolla ja oikeanlaisella asenteella pääsee jo pitkälle, sillä harvempi aloittava yrittäjä osaa valmiiksi kaikkia yritystoiminnan vaatimia taitoja. Yrittäjän pitää uskaltaa mennä epämukavuusalueelle ja opetella vaikka väkisin uusia asioita. Käsittelen seuraavaksi mitä yrityksen perustaminen pitää käytännössä sisällään.

Yrittäjyyteen perehtyminen, liiketoimintasuunnitelman laatiminen sekä rahoituksen hankinta

Yrityksen perustaminen kannattaa aloittaa perehtymällä uusille yrittäjille suunnattuihin kirjoihin. Oppaiden avulla saa hyvän yleiskuvan yritystoiminnan perustamisesta ja yrittäjyydestä. Uuden yrittäjän käsikirja on mielestäni hyvä perusteos tähän tarkoitukseen. Kirjoja lukiessa kannattaa merkitä mieleen tulevia kysymyksiä ja ongelmia ylös erilliseen listaan. Samalla voi alkaa kirjoittamaan liiketoimintasuunnitelmaansa kirjalliseen muotoon. Itse laadin kolmesivuisen tiiviin paketin, johon sisällytin pääpiirteissään yrityksen toiminta-ajatuksen, mission ja strategian, myyntiväylät ja muut käytännön liiketoimintatavat, tarkemman luettelon yrityksen tuotteista, kuluarvion ja katetuottolaskelman. Yksi tärkeimmistä asioista suunnitteluprosessin aikana on pitää mielessä oma kohdeasiakasryhmänsä. Mielestäni koko yritys pitää suunnitella tämän varaan aina tuotteista ja palveluista kotisivujen tyyliin saakka. Suurin osa strategiasta ja toimintatavoista oli itselleni selviä asioita, joten en lähtenyt selittämään niitä (itselleni) liian syvällisesti. Jos haet esimerkiksi starttirahaa, niin hakemukseen vaaditaan yksityiskohtaisempi liiketoimintasuunnitelma.

Ensimetristä on mahdollista saada ilmaista neuvontaa yrityksen perustamiseen. Varaisin ajan sen jälkeen, kun liiketoimintasuunnitelmasta on tärkeimmät kohdat selvillä. Asiantuntijalta voi sitten hakea vastauksia kiperimpiin kysymyksiin ja arviota omasta yritysideasta ja liiketoimintasuunnitelmasta.

Itse en ole tarvinnut ollenkaan ulkopuolista rahoitusta, joten minulla ei ole omakohtaista kokemusta rahoituksen hakemisesta. Normaalin lainan lisäksi uusiin innovaatioihin on mahdollista hakea rahoitusta esimerkiksi Tekesiltä. Luin Kauppalehdestä helmikuun alussa jutun yrittäjästä, joka sai uuden palvelunsa nettisivuston tekemistä varten Tekesiltä viidessä päivässä 5000 euron rahoituksen. Erilaisia rahoitusväyliä löytyy varmasti useita, joten kannattaa käyttää aikaa asian tutkimiseen, jotta saa rahoituksensa mahdollisimman halvalla ja mahdollisimman hyvillä ehdoilla. Ensimetrin neuvonnassa osataan varmasti kertoa eri vaihtoehdoista. Riskienhallinta rahoituksen suhteen on mielestäni tärkeää pitää järkevällä tasolla, jotta mahdollinen liiketoiminnan epäonnistuminen ei pilaa tulevaisuuden mahdollisuuksia.

Verkkokaupan/kotisivujen/liiketilan suunnittelu sekä myyntituotteiden hankinta

Myyntiväylien suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, sillä tämän vaiheen toteuttamisessa kestää todennäköisesti kauiten. Ohjeet verkkokaupan perustamiseen ja kotisivujen suunnitteluun löytyvät aikaisemmista kirjoituksistani. Sopivien tavarantoimittajien ja mahdollisesti muiden yritystoiminnassa vaadittavien tahojen kontaktoinnissa menee myös aikaa. Itse pidän kivijalkaliikkeitä 80-luvun jäänteinä, mutta joihinkin liiketoimintoihin ne ovat vielä välttämättömiä. Pohtisin kuitenkin tarkkaan, että voisiko liiketoimintaa toteuttaa jollain uudella tavalla. Liiketiloihin sitoutuminen lisää kuitenkin kuluja todella radikaalisti.

Kirjanpidon järjestäminen

Käsittelin aikaisemmassa kirjoituksessani yhdenkertaisen kirjanpidon tekemistä. Yksityiset elinkeinonharjoittajat voivat tiettyjen ehtojen täyttyessä tehdä kirjanpitonsa yhdenkertaisena, mutta muut yhtiömuodot joutuvat tekemään sen aina kahdenkertaisena. Tarkemmat vaatimukset voit lukea tästä kirjoituksesta. Yhdenkertainen kirjanpito on sen verran yksinkertainen kirjanpitotapa, että sen voi tehdä itsekin, mutta kahdenkertainen kirjanpito saattaa olla järkevää ulkoistaa tilitoimistolle. Oikean tilitoimiston etsintään kannattaa käyttää aikaa. Luotettavuus on valinnassa tärkeää.

Vakuutukset

Yrittäjä on velvoitettu ottamaan yrittäjän eläkevakuutus eli YEL-vakuutus, jos vuotuinen työtulo ylittää 7645,25 euroa. Työtulo määritellään niin, että kuinka paljon maksaisit jollekin toiselle siitä, että hän tekisi sinun työsi. Päätoimiselle yrittäjälle vakuutus on lähes automaatio, mutta sivutoimiselle yrittäjälle se ei ole välttämättä pakollinen. Eräästä vakuutusyhtiöstä kerrottiin, että vakuutus täytyy ottaa viimeistään siinä vaiheessa, kun yrityksen vuotuinen tulos ylittää tuon 7645,25 euroa.

Yritystoimintasi laajuudesta ja luonteesta riippuen myös muut vakuutukset voivat tulla kysymykseen. Työnantajayrittäjä joutuu hankkimaan työntekijöilleen erilaisia vakuutuksia, kuten työtapaturmavakuutuksen sekä ryhmähenkivakuutuksen. Mahdollisten vastuukysymysten varalle on mahdollista ottaa esimerkiksi oikeusturvavakuutus tai vastuuvakuutus. Liian varovaisesti ei kannata kuitenkaan edetä, sillä vakuutuksistakin kertyy pitemmän päälle isot summat, jotka voisi käyttää markkinointiin tai muuhun liiketoimintaa edistävään toimintaan.

Pankkitili ja maksupäätteet

Yrittäjä tarvitsee erillisen pankkitilin, jotta yrityksen ja henkilökohtaisen talouden varat pysyvät erillään. Yksityiselle elinkeinonharjoittajalle riittää erillinen sivutili, johon hankkii oman pankkikortin. Tili kannattaa aukaista yksityishenkilönä, sillä yrittäjätilit ovat paljon kalliimpia. Muut yhtiömuodot joutuvat hankkimaan erillisen yrittäjätilin, koska oikeushenkilöiden kohdalla yrityksen ja henkilökohtaisen talouden välisten varojen erottelu on tarkempaa. Yksityinen elinkeinonharjoittaja on siis luonnollinen henkilö, joten erottelu ei ole niin tarkkaa.

Maksupäätteiden hinnoissa on myös paljon eroja riippuen kuukausittaisesta liikevaihdosta. iZettle-maksupääte on halvimpia vaihtoehtoja, jos liikevaihto pysyy pienenä, koska siinä ei ole kiinteää kuukausimaksua. Laite lunastetaan 59 euron kertamaksulla, jonka jälkeen provisiot ovat pienellä myynnillä 2,75 %. Myyntimäärien kasvaessa tilanne muuttuu. Täältä löytyy erilaisten maksupäätteiden vertailusivu. Hinnat kannattaa aina tarkistaa palveluntarjoajan sivuilta.

Muut asiat

Yrittäjä tarvitsee kunnon sähköpostiosoitteen. Aikaisemmassa kotisivuartikkelissa mainostamaani palvelimeen kuuluu 4 gigaa sähköpostitilaa, jonka voi jakaa useammalle eri sähköpostitilille. Sähköpostiosoitteen päätteenä toimi verkkosivuston osoite ja alun voi valita itse (esimerkiksi etunimi.sukunimi@www.yritysvinkit.fi).

Markkinointimateriaalia voi tilata esimerkiksi Vistaprintiltä. Olen tilannut heiltä kaksi kertaa eri tuotteita ja laatu on ollut molemmilla kerroilla todella hyvää. Valikoimaan kuuluu esimerkiksi käyntikortteja, flyereita, mainoskylttejä ja ikkunatarroja. Yritys sijaitsee Hollannissa, joten tuotteet voi hankkia yhteisöhankintana ilman arvonlisäveroa.

Iso osa yrittäjistä tarvitsee myös kunnon tuote- tai mainoskuvia kotisivuilleen. Kirjoitin aikaisemmin ohjeet tuotekuvien ottamiseen. Ohjeet on tehty pienten tuotteiden kuvaamiseen, mutta isompiin kohteisiin pätee samat lainalaisuudet. Tärkeintä on tehokkaat kuvausvalot ja kunnon objektiivi. Kannattaa kokeilla kuvien ottamista itse, jos on vähänkin pohjaa valokuvaamiseen.

Yrityksen rekisteröinti kaupparekisteriin

Viimeisenä vaiheena yrityksen perustaminen pitää sisällään yrityksen rekisteröinnin. Yksityisen elinkeinonharjoittajan perustamisilmoituksen voi tehdä nykyään alennetulla hinnalla sähköisesti. Paperilomakkeella tehty ilmoitus maksoi ennen 110 euroa, mutta nyt sähköisen ilmoituksen hinta on vain 75 euroa. PRH:n sivuilta löytyy linkki YouTube-videoon, jossa on käyty läpi sähköisen ilmoituksen täyttäminen. Osakeyhtiön sähköinen perustamisilmoitus maksaa 330 euroa.

Lopuksi

Yrityksen perustaminen pitää sisällään paljon pieniä vaiheita ja runsaasti opiskeltavaa, joten prosessiin kannattaa varata tarpeeksi aikaa. Todelliset koitokset alkavat kuitenkin vasta perustamisen jälkeen, kun pitäisi hankkia asiakkaita ja saada myyntiä aikaiseksi. Haasteista huolimatta oman yrityksen perustaminen on erittäin suositeltavaa, jos asia yhtään kiinnostaa. Yrittäjyys on todella vapauttavaa, kun pääsee toteuttamaan ideoitaan ja toimimaan oman itsensä herrana. Lähes rajaton tienaamispotentiaali on myös erittäin houkuttelevaa. Tsemppiä kaikille tuleville yrittäjille!

Kahdenkertainen kirjanpito – Vinkkejä tekijälle

Kahdenkertainen kirjanpito on kirjanpitotapa, joka vaaditaan suurimmalta osalta kirjanpitovelvollisia (liikkeen- ja ammatinharjoittajat ovat tiettyjen edellytyksien vallitessa oikeutettuja pitämään yhdenkertaista kirjanpitoa). Mitä tämä kahdenkertaisuus tarkoittaa ja kuinka voisin tehdä sen itse? Käyn kirjoituksessa läpi kahdenkertaisen kirjanpidon perusteita.

Kahdenkertaisen kirjanpidon logiikkaa voi olla aluksi vaikea hahmottaa. Sen perusajatuksena on, että jokainen liiketapahtuma pitää kirjata tilin debet- ja kredit-puolelle eli nimensä mukaisesti kahteen kertaan. Tilit ovat itse määriteltyjä kirjanpidon tilejä, jotka kuvaavat mahdollisimman hyvin kyseistä liiketapahtumaa. Tilejä voivat olla esimerkiksi “Myynnit”-niminen tili, johon kirjataan suoritteiden myynnistä saadut tulot, “Pankkitili”-johon kirjataan pankkitilillä tapahtuneita muutoksia ja “Ostot”-niminen tili, johon kirjataan esimerkiksi suoritteiden valmistamiseen tarvittavien tuotannontekijöiden (raaka-aineet ja tarvikkeet) ostot. Tilit voidaan määritellä itse, mutta laki asettaa luonnollisesti vaatimuksia niiden tarkkuudelle ja sisällölle. Isommilla yrityksillä saattaa olla käytössä helposti useita satoja erilaisia tilejä.

Kummalle puolelle tiliä kirjaus tehdään? Debetiin vai kreditiin?

Mielestäni paras tapa on ajatella ensin, että mihin seuraavista tiliryhmistä liiketapahtuma kuuluu:

  • menotili
  • tulotili
  • raha- ja saamistili, vai
  • pääomatili

Usein liiketapahtuma kuuluu kahteen eri tiliryhmään. Esimerkiksi rakennusyrityksen tarvikeosto kuuluu sekä menotilille että raha- ja saamistilille. Menotilille (tarkemmin Ostot-tilille) kirjataan tarvikkeiden ostosta aiheutunut meno ja raha- ja saamistilille (tarkemmin Pankkitili-tilille) kirjataan tarvikkeiden ostoista aiheutunut pankkitilin saldon vähentyminen.

Tiliryhmä vaikuttaa siihen, että kummalle puolelle kirjaus tehdään. Menotileillä kulujen lisäys kirjataan debet-puolelle, kun taas tulotileillä tulojen lisäys kirjataan kredit-puolelle. Raha- ja saamistileillä rahojen tai saamisten lisäys kirjataan debet-puolelle, kun taas pääomatileille pääoman lisäys kirjataan kredit-puolelle. Kun hahmottaa ensin, että mille puolelle tilejä kirjaukset pitää tehdä, on päässyt jo hyvään alkuun.

Menotilit

Menotileihin kuuluvat kaikki tilit, jotka aiheuttavat yritykselle menoja. Esimerkissäni käytän Ostot-tiliä, johon merkitään kaikki myytävien suoritteiden hankintaan ja valmistamiseen liittyvät kulut. Teollisuusyritys merkitsee tähän suoritteiden valmistamiseen tarvittavia raaka-aineita, kun taas kauppa valmiina ostamiaan tuotteita, joita se myy eteenpäin. Menojen lisäys kirjataan menotileillä debet-puolelle.

Esimerkkejä muista menotileistä:

  • Vuokramenot
  • Palkkamenot
  • Vakuutusmenot
  • Ajoneuvokulut
  • Puhelinkulut

Tulotilit

Tulotileille kirjataan kaikki yrityksen saamat tuotot. Tärkein tili on luonnollisesti myyntitili, johon kirjataan kaikki yrityksen perustoiminnasta saadut tuotot. Muille tulotileille voidaan merkitä esimerkiksi pysyvien vastaavien myynnistä saadut luovutusvoitot tai muita vastaavia poikkeuksellisia tuloja. Tällaiset voitot eivät kuulu tuloslaskelmassa yrityksen liikevaihtoon, vaan ne ovat liiketoiminnan muita tuottoja. Tulotileillä rahan lisäys näkyy tilin kredit-puolella ja vähennys debet-puolella.

Raha- ja saamistilit

Raha- ja saamistileihin kuuluvat kaikki tilit, jotka liittyvät yrityksen käytössä oleviin rahavaroihin. Näitä ovat esimerkiksi pankkitilillä oleva käteinen raha, varastossa kiinni oleva omaisuus (vaihto-omaisuus) sekä saamiset muilta yrityksiltä. Saamisia syntyy, kun suoritteita myydään velaksi. Raha- ja saamistilit ovat siis tilejä, jotka ovat kytköksissä taseen vastaaviin. Näillä tileillä lisäykset näkyvät menotilien tapaan debet-puolella ja vähennykset kredit-puolella.

Pääomatilit

Pääomatilit kertovat, että mistä yritys on saanut rahoituksensa. Näillä tileillä näkyy esimerkiksi yrityksen oma pääoma sekä velat. Pääomatilit liittyvät siis taseen vastattaviin. Pääomatileillä tilin lisäykset näkyvät kredit-puolella tulotilien tapaan ja vähennykset debet-puolella. Ostovelkojen ja suoritettavan alvin lisäksi tähän tiliryhmään kuuluu esimerkiksi osakepääomatili ja vieras pääoma jaoteltuna oikeudelliselta muodoltaan erilaisiin velkoihin (esimerkiksi pääomalainat, joukkovelkakirjalainat ja pankkilainat).

Tuloslaskelman ja taseen yhteys käytännön kirjanpitoon

Edellä olevat tiliryhmät voidaan jakaa joko tuloslaskelman tai taseen tileihin. Menotilit ja tulotilit ovat aina tuloslaskelman tilejä. Niille tehdyillä kirjauksilla on siis suora vaikutus yrityksen tilikauden tulokseen. Menotilien lisäykset vähentävät tilikauden tulosta ja tulotilien lisäykset kasvattavat tulosta.

Raha- ja saamistilit sekä pääomatilit ovat sen sijaan taseen tilejä. Näillä ei ole suoraa vaikutusta yrityksen tilikauden tulokseen, koska nämä eivät ole menoja tai tuloja. Pankkitilin saldon lisäys tai vähennys ei vaikuta suoraa tilikauden tulokseen. Tulokseen saattaa tosin vaikuttaa kirjauksen toinen pää: jos pankkitilin saldon vähentyminen johtuu yrittäjän tekemästä tarvikeostosta, niin tällä on vaikutusta tulokseen. Jos taas pankkitilin saldon kasvu johtuu siitä, että yrittäjä ottanut lisää lainaa, niin tällä ei ole vaikutusta tilikauden tulokseen, koska molemmat kirjaukset tapahtuvat taseen tileillä.

Kahdenkertaisen kirjanpidon esimerkki

Tein neljä eri havainnollistavaa peruskirjausta Exceliin. Alempana olevasta kuvasta näkyvät nuo kirjaukset. Olen merkinnyt jokaisen kirjauksen viereen, että mihin liiketapahtumaan ne kuuluvat. Kuvasta voi siis ensin katsoa kaikki kirjaukset, joiden vieressä on järjestysnumero 1. Nämä kuuluvat samaan liiketapahtumaan. Pyrin tekemään mahdollisimman yksinkertaisesti nuo esimerkkikirjaukset. Olen jakanut jokaisen tiliristikon omaan tiliryhmäänsä. Tiliryhmät ovat menotilit, tulotilit, raha- ja saamistilit sekä pääomatilit.

1. kirjaus

Ensimmäinen kirjaus on ostotapahtuma. Yritys on ostanut 1240 euroa maksavan koneen itselleen käteisellä. Ostot-tilin debet-puolelle kirjataan oston arvonlisäveroton hinta eli 1000 euroa. Vähennettävä alv -tilin debet-puolelle kirjataan ostohintaan kuulunut arvonlisävero 240 euroa (24 %). Osto maksetaan pankkitililtä, joten rahatilin kredit-puolelle kirjataan 1240 euroa.

Debet-puolen kirjauksista tulee yhteensä 1240 euroa, kuten tulee myös kredit-puolen kirjauksista. Kahdenkertainen kirjanpito velvoittaa, että molempien puolien on oltava aina tasan. Ostot-tili kuuluu menotileihin, joten yrityksen käyttäessä rahaa, liiketapahtuma merkitään debet-puolelle. Vähennettävä alv on saamista Verohallinnolta, joten tämä kuuluu raha- ja saamistileihin. Tilillä oleva saldo vähentää tilitettävän arvonlisäveron määrää (yrittäjä joutuu maksamaan Verohallinnolle vähemmän rahaa eli yrittäjällä on saatavaa Verohallinnolta). Rahatili on myös raha- ja saamistili, joten tililtä maksettu summa kirjataan kredit-puolelle (tilin vähennys).

2. kirjaus

Yritys myy velaksi (laskulla) 2000 eurolla (alv 0%) suoritteitaan. Myyntitilin kredit-puolelle kirjataan oston alviton hinta. Suoritettava alv-tilille kirjataan ostoon sisältynyt arvonlisäveron määrä eli 480 euroa. Myynnin kokonaishinta on siis 2480 euroa, joka kirjataan myyntisaamisten debet-puolelle. Molemmat puolet ovat taas tasan. Yrityksen myynteihin kirjataan aina arvonlisäveroton hinta, koska myyntiin sisältynyt arvonlisävero ei jää yritykselle, vaan se joudutaan tilittämään Verohallinnolle. Myyntisaamisiin taas kirjataan arvonlisäveron sisältävä hinta kokonaisuudessaan, koska suoritteen ostaja maksaa yritykselle arvonlisäveron sisältävän summan. Suoritettava alv -tili kuuluu pääomatileihin, koska kyseessä on arvonlisäverovelka Verohallinnolle.

3. kirjaus

Yritys ostaa 500 eurolla tuotannontekijöitä ja maksutapana on lasku. Ostojen debet-puolelle kirjataan alviton hinta 500 euroa, vähennettävä alv -tilin debetiin kirjataan ostoon sisältynyt arvonlisävero 120 euroa ja ostovelkojen kredit-puolelle kirjataan koko oston yhteissumma 620 euroa.

4. kirjaus

Yritys myy 1000 eurolla (alv 0%) tuotteitaan käteisellä. Myynnit-tilin kreditiin kirjataan myynnin alviton hinta 1000 euroa, suoritettavan alvin kreditiin kirjataan myyntiin sisältynyt arvonlisävero 240 euroa ja rahatilin debetiin merkitään myynnin kokonaissumma 1240 euroa.

Kuinka tehdä kahdenkertainen kirjanpito itse?

Suosittelen kirjanpidon tekemiseen pilvipohjaista kirjanpito-ohjelmistoa. Excelillä en lähtisi itse tekemään. Käytän itse MeritAktivan kirjanpito-ohjelmistoa, joka on selkeästi markkinoiden kustannustehokkain kirjanpito-ohjelmisto. Tämä ei ole maksettu mainos, vaan ihan tyytyväisen asiakkaan suositus. Halvin paketti maksaa 15 euroa kuukaudessa, joka on ehdottomasti hintansa arvoinen, sillä Excel-tunkitukseen verrattuna tällä säästää todella paljon aikaa. Monella muulla kirjanpito-ohjelmistolla on volyymiin perustuva hinnoittelu (hintaan vaikuttaa haluttujen ominaisuuksien lisäksi muun muassa kirjausten ja myyntilaskujen määrä), joka nostaa hinnan nopeasti todella korkeaksi MeritAktivaan nähden.

Lopuksi

Kahdenkertainen kirjanpito saattaa olla vaikea ymmärtää aluksi, mutta riittävällä opiskelulla asiasta tulee nopeasti selkeää. Kirjanpidon syvällinen ymmärtäminen vaatii ymmärrystä myös tilinpäätöksestä (tuloslaskelmasta ja taseesta), koska kirjanpidon tarkoituksena on nimenomaan tilinpäätöksen tekeminen tilikauden päätteeksi. Meno- ja tulotilit vaikuttavat yhtiön tuloslaskelmaan, kun taas raha- ja saamistilit sekä pääomatilit vaikuttavat yhtiön taseeseen. Hyvä kirja asian opetteluun on Eeva-Mari Ihantolan, Pasi Leppäsen ja Hanna Kuhasen “Yrityksen kirjanpito – perusteet ja sovellusharjoitukset”. Kirjassa käydään kattavasti läpi erilaisten liiketapahtumien kirjauksia.

Kirjanpidon tosite

Käsittelin aikaisemmassa kirjoituksessani (yksinkertainen kirjanpito) jo hieman kirjanpidon tosite -merkintöjä. Säilytän itse tositteitani sähköisesti, joten merkitsen tositteet tositelajeittain ja juoksevasti numeroituna nimeämällä tiedoston uudelleen. Esimerkiksi myyntitositteet nimeän juoksevasti numeroituna alkaen tositteesta MT1 ja ostotositteet nimeän alkaen tositteesta OT1.

Kirjanpidon tosite todentaa liiketapahtuman, joten sille asetetaan tiettyjä vaatimuksia. Tosite voi olla esimerkiksi kuitti, lasku tai vuokrasopimus. Sähköisessä muodossa olevat tositteet voivat olla esimerkiksi pdf-tiedostoja tai kuvatiedostoja. Tositteesta tulee näkyä päiväys, liiketapahtuman osapuolten tiedot sekä liiketapahtuman sisältö (mitä on ostettu tai myyty). Tositteen tulee olla ulkopuolisen antama, mikäli mahdollista. Ulkopuolinen voi olla esimerkiksi ostotilanteessa tavaran myyjä tai maksun välittänyt rahalaitos. Jos ulkopuoliselta ei ole mahdollista saada kuittia, niin liiketapahtuma on todennettava itse tehdyllä muistiotositteella.

Arvonlisäverovähennykseen oikeuttavan ostotapahtuman varmentama kirjanpidon tosite on oltava lain vaatimukset täyttävä lasku. Taloushallintoliiton sivuilla on tyhjentävä listä näistä laskumerkinnöistä. Laskusta on käytävä ilmi muun muassa ostajan ja myyjän yhteystiedot, tarkempi erittely arvonlisäverosta (verokanta, veron määrä ym.) ja joissain erityistapauksissa muita lisätietoja (esimerkiksi käytetyn tavaran kaupassa tiedot marginaaliverotusmenettelystä).

Tositteita koskee samanlainen säilytysvelvollisuus kuin muutakin kirjanpitoa, joten niistä on tärkeä muistaa ottaa varmuuskopioita. Säilytän itse kirjanpitoaineistoani tietokoneeni lisäksi ulkoisella kovalevyllä sekä pilvipalvelussa.