Yksinkertainen kirjanpito – ohjeet kirjanpidon tekemiseen

Yksinkertainen kirjanpito on kirjanpitotapa, jonka pitämiseen ovat oikeutettuja liikkeen- ja ammatinharjoittajat tiettyjen edellytyksien täyttyessä. Olen käsitellyt yhdenkertaisen kirjanpidon edellytyksiä aikaisemmassa kirjoituksessani. Käyn tässä kirjoituksessa läpi kirjanpidon järjestämisen perusteet. Kirjanpitotavan virallinen nimi on yhdenkertainen kirjanpito, mutta puhekielessä käytetään usein termiä yksinkertainen kirjanpito.

Suosittelen varsinkin pienempiä yrityksiä tekemään itse kirjanpitonsa. Yksinkertainen kirjanpito on helppo tehdä, kun on ensin opetellut kirjanpidon perusperiaatteet. Kirjanpitotapa sopii parhaiten pieneen liiketoimintaan, jossa ei käytetä tasetta kovinkaan paljoa (eli liiketoiminnassa ei tarvita koneita ja muuta kalustoa). Ammatinharjoittaja, joka myy itse suorittamiaan palveluita, on malliesimerkki tällaisesta toiminnasta. Kirjanpitotapaa voi käyttää myös muuhun toimintaan, mutta kahdenkertainen kirjanpito on joustavampi ja selkeämpi, kun liiketoiminnan volyymi kasvaa.

Kirjanpidon tekemiseen ei tarvita perusymmärryksen lisäksi muuta kuin tulostin laskujen skannausta ja Excel-ohjelmisto itse kirjanpidon merkintöjä varten. Alla on kuva omasta kirjanpitotaulukostani. Se on muokattu Zervantin tarjoamasta ilmaisesta Excel-pohjasta. Kuva näkyy tarkemmin zoomaamalla selainta tai avaamalla kuvan uuteen välilehteen.

Excelin sijaan yhdenkertainen kirjanpito voidaan järjestää myös UKKO Pro -palvelun kautta. Kirjanpidon lisäksi palvelun kautta voidaan hoitaa myös laskutus.

Kirjanpidon tilit

Jaan kulut Liikekirjurin tilikartan mukaisesti eri tileille. Liikekirjurin tilikartta sisältää kaikki mahdolliset taseen ja tuloslaskelman tilit, joita kirjanpidossa voi tarvita. Tilejä voivat olla esimerkiksi myyntisaamiset, ostot, toimitilavuokrat, polttoainekulut ja toimistotarvikekulut. Eri tilejä on käytössä satoja erilaisia, ja tarvittavien tilien määrä riippuu liiketoiminnan luonteesta ja laajuudesta. Jokaisella tilillä on oma numerosarjansa, jolla tili voidaan yksilöidä.

Kirjanpitoa tehdessä pitää ensin miettiä, että millainen kulu on kyseessä. Esimerkiksi uuden kännykän voi tiliöidä matkapuhelinkuluihin ja tulostimeen ostetun paperinipun toimistotarvikkeisiin. Välittömästi myytävien tuotteiden hankintaan tai valmistukseen liittyvät kulut ovat ostoja. Rakennusalan yrityksellä ostot saattaisivat sisältää esimerkiksi puuta, nauloja ja alihankkijalta ostettuja elementtejä. Alihankkijalta ostetut elementit voi ostojen sijaan tiliöidä myös alihankinnan kuluiksi. Alihankinta kuuluu kuitenkin samaan tiliryhmään ostojen kanssa. Tämä on vain tarkempi tapa yksilöidä kuluja.

Tilejä voi halutessaan muokata omanlaisiksiin. Yritys, joka myy tuotteitaan toisille yrityksille suoramyyntinä sekä yksityishenkilöille verkkokaupan ja kivijalkakaupan kautta, voi avata myyntituotoilleen kolme eri tiliä. Myyntiin kirjataan kivijalkakaupan myynti, verkkokauppamyyntiin verkkokaupan tuotot sekä laskutusmyyntiin yrityksille myydyt tuotteet.

Yksinkertainen kirjanpito käytännössä

Yllä olevassa kuvassa on esimerkkinä ensimmäiset omat kirjanpidon liiketapahtumani. Ostin 26.9.2016 verkkosivujen domainin, joka kirjataan tilille 7660 Atk-ohjelmistot, päivitykset ja ylläpito. Ensimmäinen tapahtuma kirjataan tositenumerolle 1 ja muut järjestyksessä tästä eteenpäin. Kirjanpidossani on useampi tosite samasta tapahtumasta, joten kirjasin numeroille eri kirjaimen numeron perään. Laskunumero-kohtaan voi merkitä laskun numeron. Menoihin merkitään eriteltynä alv 0 %, arvonlisäveron määrä sekä kokonaishinta. Voin vähentää domainin oston arvonlisäverotuksessa, joten syntyy arvonlisäverosaamista 4,8 euroa. Tämä kirjataan vähennettävään alviin. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa alv-saaminen ja alv-velka kirjataan omille tileilleen, mutta yhdenkertaisessa kirjanpidossa tämä on mielestäni parempi tapa.

Kolmantena tilitapahtumana näkyy liiketoimintaa varten hankkimani opetuskirjallisuus. Tämä kirjataan tilille 8450 ja tositenumeroksi merkitään 1. Tositenumerot menevät siis juoksevasti tilikohtaisesti.

Kirjaan liiketapahtumat juoksevasti ensimmäiselle välilehdelle ja sen jälkeen avaan jokaiselle kirjanpidon tilille oman välilehden, jonne kirjaan pelkästään kyseiseen kuluerään liittyvät liiketapahtumat samanlaiseen excel-pohjaan kuin juoksevasti kirjatut tapahtumat. Tilien omilta välilehdiltä on sitten helppo katsoa, jos joku liiketapahtuma puuttuu, koska liiketapahtumien pitäisi olla nousevassa numerojärjestyksessä tositenumerosta 1 alkaen. Veroilmoitusta tehdessä pystyy myös helposti laskemaan Excelin summa-funktiolla jokaisen tilin saldon erikseen.

Exceliin kannattaa asettaa suodatin, jolla voi suodattaa pelkästään tietyn tilin tapahtumat näkyviin. Ensimmäisessä kuvassa tuo suodatin näkyy Tili-sarakkeen yläosassa. Voin suodattaa tällä esimerkiksi vain 7660-tilin liiketapahtumat näkyviin. Näin voin kopioida haluamani liiketapahtumat ja liittää ne tilin 7660 omalle välilehdelle.

Päivitän kirjanpitoni kerran kuukaudessa. Haen verkkopankista edeltävän kuukauden tiliotteen, josta näen jokaisen maksutapahtuman. Teen kirjanpitoni maksuperusteisena, joten liiketapahtuman päiväykseksi merkitsen tiliotteella näkyvän päivän.

Arvonlisäveron vähennyskelpoisuus

Tulosta laskiessa pitää olla tarkkana, että laskee kuluihin oikeat luvut. Jos osto on ollut alv-vähennyskelpoinen, niin tulokseen kirjataan kuluksi alv 0 % hinta. Tämä sen vuoksi, että arvonlisävero on vähennetty tilitettävän alv:n määrästä, joten vähennystä ei voi tehdä kahteen kertaan. Tulokseen kirjattava summa voi sisältää kuitenkin arvonlisäveron silloin, kun ostosta ei ole voinut vähentää arvonlisäveroa. Tämä saattaa johtua esimerkiksi siitä, että yritys ei ole arvonlisäverorekisterissä tai sen liiketoiminta on arvonlisäverotonta. Tällaista toimintaa on esimerkiksi hierojien liiketoiminta. Yksittäinen hankinta saattaa olla vähennyskelvoton myös sen käyttötarkoituksen vuoksi. Jos yrittäjä on esimerkiksi hankkinut yrityksen nimiin henkilöauton, jolla hän ajaa myös yksityisiä ajoja, niin autoon hankitut polttoaineet eivät ole missään tilanteessa arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia.

Omassa kirjanpidossani on neljäntenä liiketapahtumana ulkomailta ostettu serveri, josta olen maksanut arvonlisäveron. En voi kuitenkaan vähentää tätä arvonlisäverotuksessa, sillä tätä alvia ei ole maksettu Suomeen. Voin siis vähentää kirjanpidossa koko hankintahinnan, mutta arvonlisäverotuksessa en voi vähentää mitään. Tuo summa voisi olla myös esimerkiksi aiemmin mainitsemani polttoainehankinta, jonka alviton hinta olisi 105 €, alvin määrä 25,2€ ja kokonaishinta 130,20€. Jos alvin voisi vähentää, niin nuo eriteltäisiin kirjanpidossa, mutta jos kyseessä olisi vähennyskelvoton polttoainekulu, niin kirjanpitoon kirjattaisiin pelkästään -130,20€ alv 0% sarakkeeseen.

Arvonlisävero kuuluu oma-aloitteisiin veroihin, ja siitä pitää tehdä verovelvollisesta riippuen veroilmoitus joko kuukausittain, neljännesvuosittain tai kalenterivuosittain. Veroilmoitusta tehdessä ilmoitetaan suoritettavan alvin ja vähennettävän alvin määrä. Tämän saa selville helposti Excelin summafunktiolla, kun molemmille on omat sarakkeensa.

Myyntitapahtuma

Alla on vielä esimerkkinä myyntitapahtuma. Tilinä toimii myyntitili, jonka numero on 3000. Tuloihin kirjataan tuoton määrä eriteltynä samaan tapaan kuin menojenkin tapauksessa. Alvin määrä siirretään kohtaan ”suoritettava alv”. Tämä summa tilitetään sitten aikanaan Verohallinnolle. Tuloslaskelmalla myyntinä näkyy 96,80 €.

 

Tositteiden säilytys ja varmuuskopiot

Skannaan tositteet sähköiseen muotoon ja laitan tositteet tilikohtaisesti omiin kansioihinsa. Tilille 7660 on oma kansionsa, joka sisältää pelkästään kyseiseen kuluryhmään kuuluvat tositteet. Olen käsitellyt aikaisemmassa kirjoituksessani kirjanpidon tositteille asetettuja vaatimuksia.

Otan kirjanpidostani varmuuskopion noin kuukauden välein. Pidän varmuuskopioita ulkoisella kovalevyllä sekä pilvipalvelussa. Pitää muistaa, että kirjanpitoaineistoa on säilytettävä 6 vuotta tilikauden päättymisestä, joten tietojen säilyttämisessä on oltava tarkkana.

Lopuksi

Alkuun kirjanpidon tekeminen saattaa tuntua stressaavalta, mutta stressi vähenee, kun kokemusta ja tietoa kertyy. Verohallintoon voi lisäksi aina soittaa, jos joku asia epäilyttää. Itse olen saanut sieltä aina hyvää palvelua. Kirjanpidon perusteoksia kannattaa myös lukea, jotta saa ymmärryksen kirjanpidon periaatteista. Muistakin lähteistä saa haettua tietoa. Itse olen soittanut esimerkiksi Ensimetriin ja kysynyt sieltä neuvoja.

Teksti toteutettu yhteistyössä UKKO Pro:n kanssa.

Miten aloittaa maahantuonti?

Maahantuonti saattaa kuulostaa prosessina vaikealta, mutta loppupeleissä kyse on melko helposta toiminnasta, varsinkin jos kyse on pienimuotoisesta bisneksestä. Mielestäni liiketoiminta kannattaakin aloittaa mahdollisimman pienellä riskillä, jos asiasta ei ole aikaisempaa kokemusta. Alussa tulevat virheet voi kuitata olankohautuksella ja ottaa niistä opikseen. Liiketoimintaa voi kasvattaa sitä mukaa, kun taidot ja itsevarmuus kasvavat.

Maahantuonti Aasiasta

Maahantuontitoiminnan vaikein osuus on luotettavan toimittajan löytäminen. Aasiasta ostaessa yksi suurimmista ja tunnetuimmista kauppapaikoista on Alibaba. Rekisteröitymisen jälkeen voi ottaa helposti yhteyttä toimittajiin ja kysyä tarjouksia. Suurimmat vaikeudet itselleni tulivat yritysten edustajien huonosta englannin kielen taidosta. Tarkkojen toiveiden esittäminen tuntui riskialttiilta, kun ei voinut olla varma, että ovatko he ymmärtäneet asian oikein. Myös luottamuspula oli yksi hankaloittava tekijä, sillä jouduin maksamaan tuotteet ennakkoon, joten scämmäysvaara oli koko ajan olemassa. Olen tilannut kahdelta eri toimittajalta, joista molemmat tilaukset tulivat sovitunlaisina ja ajallaan perille. Joillain kauppiailla Alibabassa on olemassa Trade Assurance -ominaisuus, joka on Alibaban oma maksunsuojausohjelma. Myös Neteller turvaa ostot tiettyjen ehtojen täyttyessä, jos tavara ei saavukaan perille.

Tullimaksut

Maahantuonnin yleisimpiä maksuja ovat arvonlisävero ja tulli. EU:n ulkopuolelta tuoduista tavaroista maksetaan kolmansien maiden tulli. Tullimaksun määrän voi tarkistaa täältä. Yritysasiakkaiden tullineuvonnasta voi kysyä asiaa, mikäli on epävarma oikeasta tavarakoodista.

Itse en joutunut maksamaan tuotteistani ylimääräisiä tulleja. Maahantuomani tuoteryhmän kolmansien maiden tulli on määritelty 0 prosentiksi. Tullimaksut maksetaan tavaroiden ja kuljetusmaksun yhteismäärästä. Esimerkiksi omassa tilauksessani tuotteiden arvo oli $1537,50 ja kuljetusmaksu $380,00. Maksoin siis 24 prosentin arvonlisäveron $1917,50 tullausarvosta.

Tullausmenettely

Tavaroiden saavuttua Suomeen ne pitää tullata. Omat tavarani tulivat UPS:n kautta ja niiden arvo oli sen verran pieni, että olisi ollut kalliimpaa tullata ne itse. UPS peri tuosta vajaan 2000 euron lähetyksestä 16,76 euron maksupalvelupalkkion, kun he tullasivat sen puolestani. Sain heiltä laskun suoraan sähköpostiini, ja maksettuani laskun lähetin heille kuitin.

Lähetyksen arvon olisi pitänyt olla yli ~4000 euroa, että se olisi kannattanut tullata itse, koska UPS perii 3 % suuruisen maksupalvelupalkkion tullista ja arvonlisäverosta laskettuna, jos he hoitavat tullauksen, mutta itse tullatessa he veloittavat muistaakseni 25 euron kiinteän maksun. Omassa tapauksessani tullaus olisi tullut 8 euroa kalliimmaksi, jos olisin tehnyt sen itse.

Mikäli tullimenettelyn haluaa hoitaa itse, niin sen voi tehdä tullin Tuonti-ilmoituspalvelun kautta Verohallinnon myöntämällä Katso-tunnuksella täältä. Tullausta varten tarvittavat paperit saa soittamalla kuljetusyhtiöön. He ottavat yhteyttä Tulliin, josta lähetetään tarvittavat paperit sähköpostiin tullausta varten. Soitin Tullin asiakaspalveluun, ja he vakuuttivat, että tullaus on helppo tehdä oikeilla papereilla.

Kuljetus

Olen käyttänyt itse pelkästään lentorahtia kuljetustapana. Viimeisin tilaamani paketti painoi lähes 50 kiloa ja sen kuljetukselle tuli hintaa 380 dollaria. Paketti tuli perille alle viikossa. Kuljetuksesta tuli kuluja kappaletta kohden niin vähän, että en edes pohtinut muita kuljetustapoja. Mikäli tilaa jotain isoa ja painavaa niin merirahti tulee todennäköisesti halvimmaksi vaihtoehdoksi. Esimerkiksi DHL tarjoaa merirahtipalveluja. Tällaisissa kuljetuksissa saa olla jo tarkkana vastuu- ja vakuutuskysymysten kanssa. Kysyisin ensin valmistajalta, että onko heillä jotain valmiita kuljetusvaihtoehtoja.

Maahantuontitoiminnan rajoitukset

Joidenkin tavaroiden maahantuonti on rajoitettua tai kokonaan kiellettyä. Tällaisia rajoituksia on esimerkiksi elintarvikkeiden ja lääkkeiden kohdalla. Nämä ovat vielä selkeitä tapauksia, mutta Tulli valvoo myös useita erilaisia kulutustavaroita, kuten esimerkiksi jalkineita, heijastimia ja leluja. Tuoteväärennöksien kanssa saa olla myös tarkkana. Täältä löytyy listoja rajoituksista ja valvonnan kohteista.

Lopuksi

Jos olet löytänyt jonkun mielenkiintoisen tuotteen ja pohdit maahantuontitoiminnan aloittamista, niin suosittelen kokeilemaan. Pienimuotoista toimintaa voi helposti tehdä alkuun sivutoimisena vaikka koulun ohessa, jos myyt tuotteitasi netin kautta. Työn ohessakin se onnistuu, jos pystyy vastaamaan asiakkaiden sähköposteihin jotenkin järkevissä aikarajoissa. Suunnittelu ja valmistelu veivät omalla kohdallani selkeästi eniten aikaa. Kun saa rutiinin touhuun mukaan, niin stressi vähenee ja ajankäyttö tehostuu.

Käyn tulevissa kirjoituksissani läpi verkkokaupan perustamista 230 euron budjetilla, joten pysy kuulolla, mikäli asia kiinnostaa.

Toiminimen kirjanpito

Yksityisen elinkeinonharjoittajan eli  yleiskielessä toiminimen kirjanpito voidaan tiettyjen ehtojen täyttyessä järjestää yhdenkertaisena. Tämä on mielestäni merkittävä etu aloittavalle yrittäjälle, sillä kynnys yritystoiminnan aloittamiseen pienenee, kun kirjanpidon voi halutessaan tehdä itse. Kahdenkertainen kirjanpito on sen verran vaativampaa, että suurelle yleisölle sen tekeminen itse ei ole houkutteleva vaihtoehto.

Yksityinen elinkeinonharjoittaja voi tehdä kirjanpitonsa yhdenkertaisena, mikäli sekä päättyneellä että sitä edeltävällä tilikaudella on ylittynyt korkeintaan yksi seuraavista edellytyksistä:

  • Taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
  • Liikevaihto ylittää 200 000 euroa
  • Palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä

Yllä olevista ehdoista pitää siis täyttyä vähintään kaksi kohtaa, jotta toiminimen kirjanpito pitäisi järjestää kahdenkertaisena. Iso osa aloittavista yksinyrittäjistä voi näin ollen valita kirjanpidokseen yhdenkertaisen kirjanpidon.

Yhdenkertaisen kirjanpidon asettamat vaatimukset

Yhdenkertaisen kirjanpidon pitäminen aiheuttaa joitain poikkeuksia  kahdenkertaiseen kirjanpitoon nähden:

  • Tilikauden pitää olla kalenterivuosi
  • Maksuperusteista kirjanpitoa pidettäessä ostovelkojen ja myyntisaamisten tulee olla jatkuvasti selvitettävissä
  • Liikkeenharjoittajien on oikaistava kirjanpito verotusta varten suoriteperusteiseksi. Arvonlisävero tilitetään kuitenkin maksuperusteisesti.
  • Pienten yritysten ei tarvitse laatia tilinpäätöstä. Seuraavista rajoista pitää ylittyä vähintään kaksi kahdella perättäisellä tilikaudella, jotta tilinpäätös pitää laatia:
    1. Taseen loppusumma 350 000 euroa
    2. Liikevaihto 700 000 euroa
    3. Tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä

Toiminimen kirjanpito on helppo järjestää yhdenkertaisena esimerkiksi Excelissä. Ohjeet kirjanpidon järjestämiseen löydät täältä.

Mikäli et halua vääntää Excelin kanssa, toiminimen kirjanpito on mahdollista hoitaa esimerkiksi UKKO Pro -palvelun kautta.

Lähteet

Kirjanpitolaki.

Verohallinto.

Teksti on toteutettu yhteistyössä UKKO Pro:n kanssa.

Arvonlisäveron laskeminen

Tuotteen tai palvelun alvin laskeminen on helppoa puuhaa, kun siihen on kehittänyt tietyn rutiinin. Arvonlisävero lasketaan aina verottomasta hinnasta. Jos tuotteen veroton myyntihinta on 100 euroa ja arvonlisäverokanta 24 %, niin ALV:n määrä on:

100 * 0,24 = 24 €

Tuotteen veron sisältävä myyntihinta saadaan taasen seuraavalla tavalla:

100 * 1,24 = 124 €

Myyntihinnan laskeminen, kun ALV on tiedossa

Jos tiedetään vain arvonlisäveron määrä ja verokanta, niin tuotteen myyntihinta pystytään laskemaan yksinkertaisella yhtälöllä. Edellisen esimerkin tiedoilla ALV:n määrä on 24 € ja verokanta 24 %. Tästä saamme seuraavan yhtälön:

0,24x = 24 €

Selvittämällä x:n saamme tietää verottoman myyntihinnan:

x = 24/0,24 = 100 €

Veron sisältävä myyntihinta olisi:

100 * 1,24 = 124 €

Yleisin virhe alvin laskemisessa

Yleisin virhe arvonlisäveron laskemisessa tehdään, kun lasketaan veron määrää myyntihinnasta. Tuotteen veron sisältävän myyntihinnan ollessa 124 euroa alvittoman myyntihinnan laskeminen tapahtuu seuraavasti:

124/1,24 = 100 €

Alvin laskeminen tehdään taas näin:

124 – (124/1,24) = 24 €

Arvonlisäveron sisältävää myyntihintaa ei saa missään tapauksessa kertoa verokannalla, koska tällöin arvonlisäveron määrässä otettaisiin huomioon myös 24 % itse verosta. Laskin ALV:n esimerkin vuoksi tällä väärällä tavalla:

124 * 0,24 = 29,76 €

Suurempi tulos johtuu siitä, että laskussa on laskettu arvonlisävero osittain kahteen kertaan. Tuossa laskussa alvia on 29,76 – 24 = 5,76 euroa liikaa. Tämä luku saadaan, kun kerrotaan oikea arvonlisäveron määrä (24 €) arvonlisäverokannalla:

24 * 0,24 = 5,76 €

Tuo yllä oleva tulos on siis arvonlisäveron arvonlisäveroa. Tämä virhe on hyvä pitää mielessä, ettei sorru siihen itse.