Yksinkertainen kirjanpito – ohjeet kirjanpidon tekemiseen

Yksinkertainen kirjanpito on kirjanpitotapa, jonka pitämiseen ovat oikeutettuja liikkeen- ja ammatinharjoittajat tiettyjen edellytyksien täyttyessä. Olen käsitellyt yhdenkertaisen kirjanpidon edellytyksiä aikaisemmassa kirjoituksessani. Käyn tässä kirjoituksessa läpi kirjanpidon järjestämisen perusteet. Kirjanpitotavan virallinen nimi on yhdenkertainen kirjanpito, mutta puhekielessä käytetään usein termiä yksinkertainen kirjanpito.

Suosittelen varsinkin pienempiä yrityksiä tekemään itse kirjanpitonsa. Yksinkertainen kirjanpito on helppo tehdä, kun on ensin opetellut kirjanpidon perusperiaatteet. Kirjanpitotapa sopii parhaiten pieneen liiketoimintaan, jossa ei käytetä tasetta kovinkaan paljoa (eli liiketoiminnassa ei tarvita koneita ja muuta kalustoa). Ammatinharjoittaja, joka myy itse suorittamiaan palveluita, on malliesimerkki tällaisesta toiminnasta. Kirjanpitotapaa voi käyttää myös muuhun toimintaan, mutta kahdenkertainen kirjanpito on joustavampi ja selkeämpi, kun liiketoiminnan volyymi kasvaa.

Kirjanpidon tekemiseen ei tarvita perusymmärryksen lisäksi muuta kuin tulostin laskujen skannausta ja Excel-ohjelmisto itse kirjanpidon merkintöjä varten. Alla on kuva omasta kirjanpitotaulukostani. Se on muokattu Zervantin tarjoamasta ilmaisesta Excel-pohjasta. Kuva näkyy tarkemmin zoomaamalla selainta tai avaamalla kuvan uuteen välilehteen.

Excelin sijaan yhdenkertainen kirjanpito voidaan järjestää myös UKKO Pro -palvelun kautta. Kirjanpidon lisäksi palvelun kautta voidaan hoitaa myös laskutus.

Kirjanpidon tilit

Jaan kulut Liikekirjurin tilikartan mukaisesti eri tileille. Liikekirjurin tilikartta sisältää kaikki mahdolliset taseen ja tuloslaskelman tilit, joita kirjanpidossa voi tarvita. Tilejä voivat olla esimerkiksi myyntisaamiset, ostot, toimitilavuokrat, polttoainekulut ja toimistotarvikekulut. Eri tilejä on käytössä satoja erilaisia, ja tarvittavien tilien määrä riippuu liiketoiminnan luonteesta ja laajuudesta. Jokaisella tilillä on oma numerosarjansa, jolla tili voidaan yksilöidä.

Kirjanpitoa tehdessä pitää ensin miettiä, että millainen kulu on kyseessä. Esimerkiksi uuden kännykän voi tiliöidä matkapuhelinkuluihin ja tulostimeen ostetun paperinipun toimistotarvikkeisiin. Välittömästi myytävien tuotteiden hankintaan tai valmistukseen liittyvät kulut ovat ostoja. Rakennusalan yrityksellä ostot saattaisivat sisältää esimerkiksi puuta, nauloja ja alihankkijalta ostettuja elementtejä. Alihankkijalta ostetut elementit voi ostojen sijaan tiliöidä myös alihankinnan kuluiksi. Alihankinta kuuluu kuitenkin samaan tiliryhmään ostojen kanssa. Tämä on vain tarkempi tapa yksilöidä kuluja.

Tilejä voi halutessaan muokata omanlaisiksiin. Yritys, joka myy tuotteitaan toisille yrityksille suoramyyntinä sekä yksityishenkilöille verkkokaupan ja kivijalkakaupan kautta, voi avata myyntituotoilleen kolme eri tiliä. Myyntiin kirjataan kivijalkakaupan myynti, verkkokauppamyyntiin verkkokaupan tuotot sekä laskutusmyyntiin yrityksille myydyt tuotteet.

Yksinkertainen kirjanpito käytännössä

Yllä olevassa kuvassa on esimerkkinä ensimmäiset omat kirjanpidon liiketapahtumani. Ostin 26.9.2016 verkkosivujen domainin, joka kirjataan tilille 7660 Atk-ohjelmistot, päivitykset ja ylläpito. Ensimmäinen tapahtuma kirjataan tositenumerolle 1 ja muut järjestyksessä tästä eteenpäin. Kirjanpidossani on useampi tosite samasta tapahtumasta, joten kirjasin numeroille eri kirjaimen numeron perään. Laskunumero-kohtaan voi merkitä laskun numeron. Menoihin merkitään eriteltynä alv 0 %, arvonlisäveron määrä sekä kokonaishinta. Voin vähentää domainin oston arvonlisäverotuksessa, joten syntyy arvonlisäverosaamista 4,8 euroa. Tämä kirjataan vähennettävään alviin. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa alv-saaminen ja alv-velka kirjataan omille tileilleen, mutta yhdenkertaisessa kirjanpidossa tämä on mielestäni parempi tapa.

Kolmantena tilitapahtumana näkyy liiketoimintaa varten hankkimani opetuskirjallisuus. Tämä kirjataan tilille 8450 ja tositenumeroksi merkitään 1. Tositenumerot menevät siis juoksevasti tilikohtaisesti.

Kirjaan liiketapahtumat juoksevasti ensimmäiselle välilehdelle ja sen jälkeen avaan jokaiselle kirjanpidon tilille oman välilehden, jonne kirjaan pelkästään kyseiseen kuluerään liittyvät liiketapahtumat samanlaiseen excel-pohjaan kuin juoksevasti kirjatut tapahtumat. Tilien omilta välilehdiltä on sitten helppo katsoa, jos joku liiketapahtuma puuttuu, koska liiketapahtumien pitäisi olla nousevassa numerojärjestyksessä tositenumerosta 1 alkaen. Veroilmoitusta tehdessä pystyy myös helposti laskemaan Excelin summa-funktiolla jokaisen tilin saldon erikseen.

Exceliin kannattaa asettaa suodatin, jolla voi suodattaa pelkästään tietyn tilin tapahtumat näkyviin. Ensimmäisessä kuvassa tuo suodatin näkyy Tili-sarakkeen yläosassa. Voin suodattaa tällä esimerkiksi vain 7660-tilin liiketapahtumat näkyviin. Näin voin kopioida haluamani liiketapahtumat ja liittää ne tilin 7660 omalle välilehdelle.

Päivitän kirjanpitoni kerran kuukaudessa. Haen verkkopankista edeltävän kuukauden tiliotteen, josta näen jokaisen maksutapahtuman. Teen kirjanpitoni maksuperusteisena, joten liiketapahtuman päiväykseksi merkitsen tiliotteella näkyvän päivän.

Arvonlisäveron vähennyskelpoisuus

Tulosta laskiessa pitää olla tarkkana, että laskee kuluihin oikeat luvut. Jos osto on ollut alv-vähennyskelpoinen, niin tulokseen kirjataan kuluksi alv 0 % hinta. Tämä sen vuoksi, että arvonlisävero on vähennetty tilitettävän alv:n määrästä, joten vähennystä ei voi tehdä kahteen kertaan. Tulokseen kirjattava summa voi sisältää kuitenkin arvonlisäveron silloin, kun ostosta ei ole voinut vähentää arvonlisäveroa. Tämä saattaa johtua esimerkiksi siitä, että yritys ei ole arvonlisäverorekisterissä tai sen liiketoiminta on arvonlisäverotonta. Tällaista toimintaa on esimerkiksi hierojien liiketoiminta. Yksittäinen hankinta saattaa olla vähennyskelvoton myös sen käyttötarkoituksen vuoksi. Jos yrittäjä on esimerkiksi hankkinut yrityksen nimiin henkilöauton, jolla hän ajaa myös yksityisiä ajoja, niin autoon hankitut polttoaineet eivät ole missään tilanteessa arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia.

Omassa kirjanpidossani on neljäntenä liiketapahtumana ulkomailta ostettu serveri, josta olen maksanut arvonlisäveron. En voi kuitenkaan vähentää tätä arvonlisäverotuksessa, sillä tätä alvia ei ole maksettu Suomeen. Voin siis vähentää kirjanpidossa koko hankintahinnan, mutta arvonlisäverotuksessa en voi vähentää mitään. Tuo summa voisi olla myös esimerkiksi aiemmin mainitsemani polttoainehankinta, jonka alviton hinta olisi 105 €, alvin määrä 25,2€ ja kokonaishinta 130,20€. Jos alvin voisi vähentää, niin nuo eriteltäisiin kirjanpidossa, mutta jos kyseessä olisi vähennyskelvoton polttoainekulu, niin kirjanpitoon kirjattaisiin pelkästään -130,20€ alv 0% sarakkeeseen.

Arvonlisävero kuuluu oma-aloitteisiin veroihin, ja siitä pitää tehdä verovelvollisesta riippuen veroilmoitus joko kuukausittain, neljännesvuosittain tai kalenterivuosittain. Veroilmoitusta tehdessä ilmoitetaan suoritettavan alvin ja vähennettävän alvin määrä. Tämän saa selville helposti Excelin summafunktiolla, kun molemmille on omat sarakkeensa.

Myyntitapahtuma

Alla on vielä esimerkkinä myyntitapahtuma. Tilinä toimii myyntitili, jonka numero on 3000. Tuloihin kirjataan tuoton määrä eriteltynä samaan tapaan kuin menojenkin tapauksessa. Alvin määrä siirretään kohtaan ”suoritettava alv”. Tämä summa tilitetään sitten aikanaan Verohallinnolle. Tuloslaskelmalla myyntinä näkyy 96,80 €.

 

Tositteiden säilytys ja varmuuskopiot

Skannaan tositteet sähköiseen muotoon ja laitan tositteet tilikohtaisesti omiin kansioihinsa. Tilille 7660 on oma kansionsa, joka sisältää pelkästään kyseiseen kuluryhmään kuuluvat tositteet. Olen käsitellyt aikaisemmassa kirjoituksessani kirjanpidon tositteille asetettuja vaatimuksia.

Otan kirjanpidostani varmuuskopion noin kuukauden välein. Pidän varmuuskopioita ulkoisella kovalevyllä sekä pilvipalvelussa. Pitää muistaa, että kirjanpitoaineistoa on säilytettävä 6 vuotta tilikauden päättymisestä, joten tietojen säilyttämisessä on oltava tarkkana.

Lopuksi

Alkuun kirjanpidon tekeminen saattaa tuntua stressaavalta, mutta stressi vähenee, kun kokemusta ja tietoa kertyy. Verohallintoon voi lisäksi aina soittaa, jos joku asia epäilyttää. Itse olen saanut sieltä aina hyvää palvelua. Kirjanpidon perusteoksia kannattaa myös lukea, jotta saa ymmärryksen kirjanpidon periaatteista. Muistakin lähteistä saa haettua tietoa. Itse olen soittanut esimerkiksi Ensimetriin ja kysynyt sieltä neuvoja.

Teksti toteutettu yhteistyössä UKKO Pro:n kanssa.

Jaa kirjoitus

2 thoughts on “Yksinkertainen kirjanpito – ohjeet kirjanpidon tekemiseen

  1. Hei! Jos teen yhteisöostona 100€ tulostimen ALV vapaasti EU:sta, niin kirjaanko samalle kuluriville kuluksi alv-0=100€ ja suoritettava alv=24€ ja vähennettävä alv=24€, jolloin alvien erotukseksi tulee 0. Ja jos myisin tämän tulostimen eteenpäin, niin tilittäisin silloin koko myynnin alvin osuuden verottajalle?

    • Terve!

      Kyllä, juurikin noin. Jos myisit tulostimen myöhemmin 124 eurolla eteenpäin, niin tilittäisit 24 euroa alvia verottajalle. Muista kirjata tuo osto jollekin erilliselle tilille (esim. “yhteisöhankinnat”), jotta osaat myöhemmin erotella arvonlisäveroilmoituksella EU:n alueelta hankitut ostot.

Leave a Comment