Kahdenkertainen kirjanpito – Vinkkejä tekijälle

Kahdenkertainen kirjanpito on kirjanpitotapa, joka vaaditaan suurimmalta osalta kirjanpitovelvollisia (liikkeen- ja ammatinharjoittajat ovat tiettyjen edellytyksien vallitessa oikeutettuja pitämään yhdenkertaista kirjanpitoa). Mitä tämä kahdenkertaisuus tarkoittaa ja kuinka voisin tehdä sen itse? Käyn kirjoituksessa läpi kahdenkertaisen kirjanpidon perusteita.

Kahdenkertaisen kirjanpidon logiikkaa voi olla aluksi vaikea hahmottaa. Sen perusajatuksena on, että jokainen liiketapahtuma pitää kirjata tilin debet- ja kredit-puolelle eli nimensä mukaisesti kahteen kertaan. Tilit ovat itse määriteltyjä kirjanpidon tilejä, jotka kuvaavat mahdollisimman hyvin kyseistä liiketapahtumaa. Tilejä voivat olla esimerkiksi “Myynnit”-niminen tili, johon kirjataan suoritteiden myynnistä saadut tulot, “Pankkitili”-johon kirjataan pankkitilillä tapahtuneita muutoksia ja “Ostot”-niminen tili, johon kirjataan esimerkiksi suoritteiden valmistamiseen tarvittavien tuotannontekijöiden (raaka-aineet ja tarvikkeet) ostot. Tilit voidaan määritellä itse, mutta laki asettaa luonnollisesti vaatimuksia niiden tarkkuudelle ja sisällölle. Isommilla yrityksillä saattaa olla käytössä helposti useita satoja erilaisia tilejä.

Kummalle puolelle tiliä kirjaus tehdään? Debetiin vai kreditiin?

Mielestäni paras tapa on ajatella ensin, että mihin seuraavista tiliryhmistä liiketapahtuma kuuluu:

  • menotili
  • tulotili
  • raha- ja saamistili, vai
  • pääomatili

Usein liiketapahtuma kuuluu kahteen eri tiliryhmään. Esimerkiksi rakennusyrityksen tarvikeosto kuuluu sekä menotilille että raha- ja saamistilille. Menotilille (tarkemmin Ostot-tilille) kirjataan tarvikkeiden ostosta aiheutunut meno ja raha- ja saamistilille (tarkemmin Pankkitili-tilille) kirjataan tarvikkeiden ostoista aiheutunut pankkitilin saldon vähentyminen.

Tiliryhmä vaikuttaa siihen, että kummalle puolelle kirjaus tehdään. Menotileillä kulujen lisäys kirjataan debet-puolelle, kun taas tulotileillä tulojen lisäys kirjataan kredit-puolelle. Raha- ja saamistileillä rahojen tai saamisten lisäys kirjataan debet-puolelle, kun taas pääomatileille pääoman lisäys kirjataan kredit-puolelle. Kun hahmottaa ensin, että mille puolelle tilejä kirjaukset pitää tehdä, on päässyt jo hyvään alkuun.

Menotilit

Menotileihin kuuluvat kaikki tilit, jotka aiheuttavat yritykselle menoja. Esimerkissäni käytän Ostot-tiliä, johon merkitään kaikki myytävien suoritteiden hankintaan ja valmistamiseen liittyvät kulut. Teollisuusyritys merkitsee tähän suoritteiden valmistamiseen tarvittavia raaka-aineita, kun taas kauppa valmiina ostamiaan tuotteita, joita se myy eteenpäin. Menojen lisäys kirjataan menotileillä debet-puolelle.

Esimerkkejä muista menotileistä:

  • Vuokramenot
  • Palkkamenot
  • Vakuutusmenot
  • Ajoneuvokulut
  • Puhelinkulut

Tulotilit

Tulotileille kirjataan kaikki yrityksen saamat tuotot. Tärkein tili on luonnollisesti myyntitili, johon kirjataan kaikki yrityksen perustoiminnasta saadut tuotot. Muille tulotileille voidaan merkitä esimerkiksi pysyvien vastaavien myynnistä saadut luovutusvoitot tai muita vastaavia poikkeuksellisia tuloja. Tällaiset voitot eivät kuulu tuloslaskelmassa yrityksen liikevaihtoon, vaan ne ovat liiketoiminnan muita tuottoja. Tulotileillä rahan lisäys näkyy tilin kredit-puolella ja vähennys debet-puolella.

Raha- ja saamistilit

Raha- ja saamistileihin kuuluvat kaikki tilit, jotka liittyvät yrityksen käytössä oleviin rahavaroihin. Näitä ovat esimerkiksi pankkitilillä oleva käteinen raha, varastossa kiinni oleva omaisuus (vaihto-omaisuus) sekä saamiset muilta yrityksiltä. Saamisia syntyy, kun suoritteita myydään velaksi. Raha- ja saamistilit ovat siis tilejä, jotka ovat kytköksissä taseen vastaaviin. Näillä tileillä lisäykset näkyvät menotilien tapaan debet-puolella ja vähennykset kredit-puolella.

Pääomatilit

Pääomatilit kertovat, että mistä yritys on saanut rahoituksensa. Näillä tileillä näkyy esimerkiksi yrityksen oma pääoma sekä velat. Pääomatilit liittyvät siis taseen vastattaviin. Pääomatileillä tilin lisäykset näkyvät kredit-puolella tulotilien tapaan ja vähennykset debet-puolella. Ostovelkojen ja suoritettavan alvin lisäksi tähän tiliryhmään kuuluu esimerkiksi osakepääomatili ja vieras pääoma jaoteltuna oikeudelliselta muodoltaan erilaisiin velkoihin (esimerkiksi pääomalainat, joukkovelkakirjalainat ja pankkilainat).

Tuloslaskelman ja taseen yhteys käytännön kirjanpitoon

Edellä olevat tiliryhmät voidaan jakaa joko tuloslaskelman tai taseen tileihin. Menotilit ja tulotilit ovat aina tuloslaskelman tilejä. Niille tehdyillä kirjauksilla on siis suora vaikutus yrityksen tilikauden tulokseen. Menotilien lisäykset vähentävät tilikauden tulosta ja tulotilien lisäykset kasvattavat tulosta.

Raha- ja saamistilit sekä pääomatilit ovat sen sijaan taseen tilejä. Näillä ei ole suoraa vaikutusta yrityksen tilikauden tulokseen, koska nämä eivät ole menoja tai tuloja. Pankkitilin saldon lisäys tai vähennys ei vaikuta suoraa tilikauden tulokseen. Tulokseen saattaa tosin vaikuttaa kirjauksen toinen pää: jos pankkitilin saldon vähentyminen johtuu yrittäjän tekemästä tarvikeostosta, niin tällä on vaikutusta tulokseen. Jos taas pankkitilin saldon kasvu johtuu siitä, että yrittäjä ottanut lisää lainaa, niin tällä ei ole vaikutusta tilikauden tulokseen, koska molemmat kirjaukset tapahtuvat taseen tileillä.

Kahdenkertaisen kirjanpidon esimerkki

Tein neljä eri havainnollistavaa peruskirjausta Exceliin. Alempana olevasta kuvasta näkyvät nuo kirjaukset. Olen merkinnyt jokaisen kirjauksen viereen, että mihin liiketapahtumaan ne kuuluvat. Kuvasta voi siis ensin katsoa kaikki kirjaukset, joiden vieressä on järjestysnumero 1. Nämä kuuluvat samaan liiketapahtumaan. Pyrin tekemään mahdollisimman yksinkertaisesti nuo esimerkkikirjaukset. Olen jakanut jokaisen tiliristikon omaan tiliryhmäänsä. Tiliryhmät ovat menotilit, tulotilit, raha- ja saamistilit sekä pääomatilit.

1. kirjaus

Ensimmäinen kirjaus on ostotapahtuma. Yritys on ostanut 1240 euroa maksavan koneen itselleen käteisellä. Ostot-tilin debet-puolelle kirjataan oston arvonlisäveroton hinta eli 1000 euroa. Vähennettävä alv -tilin debet-puolelle kirjataan ostohintaan kuulunut arvonlisävero 240 euroa (24 %). Osto maksetaan pankkitililtä, joten rahatilin kredit-puolelle kirjataan 1240 euroa.

Debet-puolen kirjauksista tulee yhteensä 1240 euroa, kuten tulee myös kredit-puolen kirjauksista. Kahdenkertainen kirjanpito velvoittaa, että molempien puolien on oltava aina tasan. Ostot-tili kuuluu menotileihin, joten yrityksen käyttäessä rahaa, liiketapahtuma merkitään debet-puolelle. Vähennettävä alv on saamista Verohallinnolta, joten tämä kuuluu raha- ja saamistileihin. Tilillä oleva saldo vähentää tilitettävän arvonlisäveron määrää (yrittäjä joutuu maksamaan Verohallinnolle vähemmän rahaa eli yrittäjällä on saatavaa Verohallinnolta). Rahatili on myös raha- ja saamistili, joten tililtä maksettu summa kirjataan kredit-puolelle (tilin vähennys).

2. kirjaus

Yritys myy velaksi (laskulla) 2000 eurolla (alv 0%) suoritteitaan. Myyntitilin kredit-puolelle kirjataan oston alviton hinta. Suoritettava alv-tilille kirjataan ostoon sisältynyt arvonlisäveron määrä eli 480 euroa. Myynnin kokonaishinta on siis 2480 euroa, joka kirjataan myyntisaamisten debet-puolelle. Molemmat puolet ovat taas tasan. Yrityksen myynteihin kirjataan aina arvonlisäveroton hinta, koska myyntiin sisältynyt arvonlisävero ei jää yritykselle, vaan se joudutaan tilittämään Verohallinnolle. Myyntisaamisiin taas kirjataan arvonlisäveron sisältävä hinta kokonaisuudessaan, koska suoritteen ostaja maksaa yritykselle arvonlisäveron sisältävän summan. Suoritettava alv -tili kuuluu pääomatileihin, koska kyseessä on arvonlisäverovelka Verohallinnolle.

3. kirjaus

Yritys ostaa 500 eurolla tuotannontekijöitä ja maksutapana on lasku. Ostojen debet-puolelle kirjataan alviton hinta 500 euroa, vähennettävä alv -tilin debetiin kirjataan ostoon sisältynyt arvonlisävero 120 euroa ja ostovelkojen kredit-puolelle kirjataan koko oston yhteissumma 620 euroa.

4. kirjaus

Yritys myy 1000 eurolla (alv 0%) tuotteitaan käteisellä. Myynnit-tilin kreditiin kirjataan myynnin alviton hinta 1000 euroa, suoritettavan alvin kreditiin kirjataan myyntiin sisältynyt arvonlisävero 240 euroa ja rahatilin debetiin merkitään myynnin kokonaissumma 1240 euroa.

Kuinka tehdä kahdenkertainen kirjanpito itse?

Suosittelen kirjanpidon tekemiseen pilvipohjaista kirjanpito-ohjelmistoa. Excelillä en lähtisi itse tekemään. Käytän itse MeritAktivan kirjanpito-ohjelmistoa, joka on selkeästi markkinoiden kustannustehokkain kirjanpito-ohjelmisto. Tämä ei ole maksettu mainos, vaan ihan tyytyväisen asiakkaan suositus. Halvin paketti maksaa 15 euroa kuukaudessa, joka on ehdottomasti hintansa arvoinen, sillä Excel-tunkitukseen verrattuna tällä säästää todella paljon aikaa. Monella muulla kirjanpito-ohjelmistolla on volyymiin perustuva hinnoittelu (hintaan vaikuttaa haluttujen ominaisuuksien lisäksi muun muassa kirjausten ja myyntilaskujen määrä), joka nostaa hinnan nopeasti todella korkeaksi MeritAktivaan nähden.

Lopuksi

Kahdenkertainen kirjanpito saattaa olla vaikea ymmärtää aluksi, mutta riittävällä opiskelulla asiasta tulee nopeasti selkeää. Kirjanpidon syvällinen ymmärtäminen vaatii ymmärrystä myös tilinpäätöksestä (tuloslaskelmasta ja taseesta), koska kirjanpidon tarkoituksena on nimenomaan tilinpäätöksen tekeminen tilikauden päätteeksi. Meno- ja tulotilit vaikuttavat yhtiön tuloslaskelmaan, kun taas raha- ja saamistilit sekä pääomatilit vaikuttavat yhtiön taseeseen. Hyvä kirja asian opetteluun on Eeva-Mari Ihantolan, Pasi Leppäsen ja Hanna Kuhasen “Yrityksen kirjanpito – perusteet ja sovellusharjoitukset”. Kirjassa käydään kattavasti läpi erilaisten liiketapahtumien kirjauksia.

Jaa kirjoitus

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *