Kirjanpitolain mukaan kirjanpidon kirjauksen on perustuttava tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tosite on siis kirjauksen yhteyteen liitetty dokumentti, joka kertoo mitä on ostettu tai myyty.
Käydään tässä artikkelissa hieman tarkemmin läpi, mitä tositteelta vaaditaan.
Haluatko oppia yrityksen kirjanpidon tekemisen itse? Tee yrityksen kirjanpito itse on videovalmennus, jossa tehdään esimerkkiyrityksen kirjanpito sähköisessä taloushallinnon ohjelmistossa. Valmennuksen lopuksi tehdyistä kirjauksista muodostetaan arvonlisäveroilmoitus, joka lähetetään Omavero-palvelun kautta verottajalle. Kirjanpitolaista ja hyvästä kirjanpitotavasta tuodaan esille asiat, jotka kaikkien kirjanpitoa itse tekevien on tärkeää tietää. Lisäksi avataan kahdenkertaisen kirjanpidon tekniikkaa, ja annetaan ohjeet, joiden perusteella voidaan päättää, tehdäänkö kirjaus debettiin vai kredittiin.
Tositteelta vaaditut tiedot
Usein luullaan, että tositteeksi riittää yrityksen pankkitililtä tallennettu maksukuitti, mutta oikeasti tositteen on oltava maksun saajan antama. Tosite voi olla esimerkiksi ostotapahtuman yhteydessä saatu kuitti tai lasku. Samaten yrityksen solmimaa sopimusta, kuten toimitilasta tehtyä vuokrasopimusta, voidaan käyttää tositteena.
Yritysten välisessä kaupankäynnissä myyjän on annettava ostajalle lasku. Nämä ovatkin yleisimpiä tositteita, joita kirjanpitoon lisätään. Laskuja saadaan esimerkiksi toimittajilta ostetuista tuotteista ja palveluista, erilaisista ohjelmistolisensseistä sekä verkkomainontaan käytetyistä mainosmaksuista.
Arvonlisäverolain 209 e §:ssä on lueteltu merkinnät, jotka laskussa on oltava. Näitä ovat muun muassa:
– Laskun antamispäivä
– Juokseva tunniste eli laskunumero
– Arvonlisäverotunniste eli myyjän y-tunnus
– Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
– Mitä on ostettu ja kuinka paljon
– Tuotteen tai palvelun veroton hinta verokannoittain eriteltynä sekä yksikköhinta ilman veroa
– Verokanta
– Suoritettavan arvonlisäveron määrä
Laskun sijaan tositteena voidaan käyttää myös kuittia, joita saadaan esimerkiksi silloin, kun ostetaan kahvitarvikkeita ruokakaupasta, erilaisia laitteita elektroniikkaliikkeestä tai polttoainetta huoltoasemalta. Näihin tositteisiin sovelletaan kevennettyjä laskumerkintöjä, jolloin niistä on selvittävä:
1) laskun antamispäivä;
2) myyjän nimi ja y-tunnus;
3) myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji;
4) suoritettavan veron määrä verokannoittain taikka veron peruste verokannoittain.
On olemassa myös erikoistapauksia, jolloin tositteen tietojen on oltava tavallista kattavammat. Yleinen esimerkki tällaisesta on kaupankäynti toisessa EU-maassa sijaitsevan yrityksen kanssa. Arvonlisäverolaissa asiasta sanotaan seuraavaa: ”jos myynnistä ei ole suoritettava veroa, merkintä verottomuudesta taikka viittaus tämän lain tai arvonlisäverodirektiivin asianomaiseen säännökseen”. Käytännön esimerkkinä tällaisesta tilanteesta eräs Irlannista käsin toimiva sosiaalisen median alusta, joka sisällyttää laskuilleen seuraavan tekstin: ”Customer to account for any VAT arising on this supply in accordance with Article 196, Council Directive 2006/112/EC.”
Arvonlisäverolain 209 e §:ssä on listattu kaikki vastaavanlaiset erikoistilanteet.
Tositteiden säilytys
Tositteet saadaan usein sähköisessä muodossa, kuten pdf-tiedostona tai kuvatiedostona. Vaikka tosite olisi saatu fyysisesti paperilla, niin se on muutettava sähköiseen muotoon, jotta se saadaan lisättyä kirjanpito-ohjelmistoon. Itse toimin kuittien kanssa niin, että otan niistä saman tien kuvan ja lähetän kuvan kirjanpito-ohjelmistooni, jolloin kaikki tositteet ovat aina ajan tasalla, enkä joudu kuukausien päästä etsimään puuttuvia kuitteja. Kuvan ottamisen jälkeen kuitin voi heittää menemään.
Kirjanpitolain mukaan tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Kirjanpitoaineiston säilyttämiseen kannattaa laatia jokin selkeä prosessi, sillä muuten aineistoa hukkuu helposti vuosien varrella. Itse säilytän tositteita kirjanpito-ohjelmistossa, kovalevyllä sekä pilvitallennustilassa. Näin yksikään tosite ei vahingossakaan pääse hukkumaan.
Yhteenveto
Tärkeää on muistaa, että tosite ei tarkoita pankin tiliotteelta tallennettua maksutapahtumaa, vaan tositteen on oltava maksun saajan antama. Ainoa tapaus, jolloin pankin tiliote riittää, on silloin, kun kirjataan pankin itsensä tekemää kuukausittaisen palvelumaksun veloitusta. Tällöinhän maksun saaja on pankki, ja tiliotteella palvelumaksun sisältö on eritelty tarkemmalla tasolla.
Tositemerkinnät on syytä muistaa tehdä myös tulotositteille eli omille myyntilaskuilleen oikein. Asiakkaasi käyttävät näitä omassa kirjanpidossaan menotositteina, jolloin alv-kirjausten ja muiden pakollisten merkintöjen on oltava selkeästi esillä. Helpoiten asian varmistaa niin, että käyttää kirjanpidossaan sähköistä kirjanpito-ohjelmistoa. Näissä vaaditut tiedot kysytään tai luodaan automaattisesti aina uutta myyntilaskua tehdessä, jolloin tositemerkinnätkin tulevat varmemmin oikein.