Kirjausperuste on menetelmä, jolla päätetään, koska meno tai tulo on syntynyt, ja koska se näin ollen kirjataan kirjanpitoon. Suoriteperusteinen kirjanpito on yksi näistä kirjausperusteista. Muita kirjausperusteita ovat laskuperuste sekä maksuperuste.
Mikä on suositeltavin kirjausperuste ja miten suoriteperusteinen kirjanpito käytännössä toimii? Tässä artikkelissa pureudutaan tarkemmin aiheeseen.
Haluatko oppia yrityksen kirjanpidon tekemisen itse? Tee yrityksen kirjanpito itse on videovalmennus, jossa tehdään esimerkkiyrityksen kirjanpito sähköisessä taloushallinnon ohjelmistossa. Kirjausten yhteydessä selvennetään useammalla käytännön esimerkillä, miten suoriteperusteinen kirjanpito käytännössä toteutetaan. Valmennuksen lopuksi tehdyistä kirjauksista muodostetaan arvonlisäveroilmoitus, joka lähetetään Omavero-palvelun kautta verottajalle. Kirjanpitolaista ja hyvästä kirjanpitotavasta tuodaan esille asiat, jotka kaikkien kirjanpitoa itse tekevien on tärkeää tietää. Lisäksi avataan kahdenkertaisen kirjanpidon tekniikkaa, ja annetaan ohjeet, joiden perusteella voidaan päättää, tehdäänkö kirjaus debettiin vai kredittiin.
Suoriteperusteinen kirjanpito on suositeltavin kirjausperuste
Suoriteperusteisessa kirjanpidossa meno kirjataan, kun tuotannontekijä on vastaanotettu, ja tulo kirjataan, kun suorite on luovutettu. Tuotannontekijä ja suorite tarkoittavat samaa asiaa, tuotetta tai palvelua, ainoastaan eri näkökulmasta katsottuna. Myyjälle tavara tai palvelu on suorite, kun taas ostajalle samainen tavara tai palvelu on tuotannontekijä.
Erot suorite-, lasku- ja maksuperusteen välillä ovat seuraavat:
- Suoriteperuste = Tulo kirjataan, kun myyjä on luovuttanut myymänsä tavaran tai palvelun asiakkaalleen. Meno kirjataan, kun ostaja on vastaanottanut ostamansa tavaran tai palvelun.
- Laskuperuste = Tulo kirjataan, kun asiakkaalle on lähetetty lasku. Meno kirjataan, kun asiakas on vastaanottanut ostoksesta laskun. (Kirjaus tehdään laskun päiväyksen perusteella.)
- Maksuperuste = Tulo kirjataan, kun myydystä tavarasta on vastaanotettu maksu. Meno kirjataan, kun ostettu tavara tai palvelu on maksettu.
Suoriteperusteisuus on yleisin käytössä oleva kirjausperuste. Kirjanpitolaissa kyllä annetaan mahdollisuus lasku- tai maksuperusteen käyttöön tilikauden aikana, jos niiden yhteisvaikutus ei ole olennainen, mutta tilinpäätökseen kirjaukset on oikaistava suoriteperusteisiksi. Suoriteperusteisuus on siis oletuksena käytetty kirjaamisperuste.
Syynä suoriteperusteisuuden laajamittaiselle käytölle on varmastikin se, että se on loogisin ja tarkin peruste kirjausten tekemiselle. Usein raha tai lasku lähtevät tai saapuvat aivan eri aikaan, kuin ostettu tai myyty tavara tai palvelu siirtyvät. Yritysten välisessä kaupassa käytetään yleisesti 14-30 päivän maksuaikoja, joten laskun maksamisen ja tavaran/palvelun vastaanottamisen välillä saattaa olla useampikin viikko. Yritykset ostavat tuotannontekijöitä eivätkä laskuja, joten maksun tai laskun vastaanottaminen/lähettäminen on täysin epärelevantti tekijä. Tärkeintä on yrityksen reaaliprosessi.
Suoriteperusteinen kirjanpito on kirjanpitotapa, jonka kanssa ei pystytä tekemään samanlaista puljaamista kuin lasku- tai maksuperusteen kanssa. Mikäli tilinpäätös tehtäisiin maksuperusteella, niin yritysten olisi helppo viivyttää tai nopeuttaa maksun suorittamista, jotta meno tai tulo saataisiin halutulle tilikaudelle, ja tilinpäätös saataisiin näin näyttämään paremmalta. Suoriteperusteisuutta käytettäessä samanlaista puljaamista ei voida tehdä, sillä yrityksen tuotanto saattaa vaikka seisoa, jos se ei saa tavaraa tai palvelua käyttöönsä oikeaan aikaan.
Arvonlisävero tilitetään yleensä suoriteperusteisesti
Yritykset tilittävät arvonlisäveron yleensä suoriteperusteisesti. Suoriteperusteinen arvonlisävero tarkoittaa sitä, että verokauden arvonlisäverot maksetaan verottajalle niistä suoritteista (eli tuotteista tai palveluista), jotka yritys on kyseisenä verokautena asiakkailleen luovuttanut. Sillä ei siis ole väliä, onko yritys saanut laskuttamistaan myynneistä vielä maksuja – arvonlisävero on joka tapauksessa maksettava.
Tämä saattaa joissain tapauksissa rasittaa yrityksen kassavirtaa, jos yrityksellä on käytössään pitkiä maksuaikoja, tai jos asiakas ei syystä tai toisesta maksa ostamaansa tuotetta tai palvelua. Näissä tapauksissa yritys joutuu maksamaan myyntiin sisältyneen arvonlisäveron verottajalla omasta pussistaan – eli ennen kuin yritys on saanut asiakkaaltaan maksua.
Todennäköisesti tästä johtuen verottaja antoi muutama vuosi takaperin pienyrityksille mahdollisuuden tilittää arvonlisävero maksuperusteisesti. Kevennys koskee yrityksiä, joiden liikevaihto on alle 500.000 euroa. Lisäehtona on, että tavarat tai palvelut on myyty Suomessa – kansainvälinen kauppa kaikissa muodoissaan jää siis kevennyksen ulkopuolelle.
Maksuperustetta käytettäessä vältytään tilanteelta, jossa yritys joutuu maksamaan arvonlisäverot omasta pussistaan, sillä alv tilitetään vasta sitten, kun yrityksen asiakas on oikeasti maksanut laskunsa.
Esimerkkejä suoriteperusteisesta kirjaamisesta
Vakuutusmaksu
Yritys on saanut elokuun alussa 3000 euron laskun vakuutusmaksusta. Laskulla maksetaan vakuutus aikavälille 1.8.xxx1 – 31.7.xxx2 eli vuodeksi eteenpäin. Tässä tapauksessa tuotannontekijä on vakuutussuoja, jonka vakuutus tarjoaa. Kyseinen tuotannontekijä puolestaan vastaanotetaan tasaisesti seuraavan vuoden aikana.
Jos lasku kirjattaisiin kokonaisuudessaan elokuulle, niin kirjausperuste olisi maksuperusteinen. Suoriteperusteisesti kirjattuna lasku on jaettava tasaisesti seuraavan vuoden ajalle. Parhaiten tämä onnistuu kirjanpito-ohjelmiston jaksotustoiminnolla. Jaksotustoiminnon avulla 3000 euron lasku voidaan jaksottaa niin, että seuraavan vuoden aikana jokaiselle kuukaudelle jaksottuu 1/12 laskun loppusummasta eli 250 euroa.
Toimiston vuokra
Yritys on saanut heinäkuun lopussa 400 euron laskun toimiston vuokrasta. Laskun päiväys on 25.7.xxxx ja sillä maksetaan toimiston vuokra elokuun osalta. Yritys maksaa sen samana päivänä pois.
Tässä esimerkissä tuotannontekijä on vuokraoikeus, ja tuotannontekijä vastaanotetaan elokuussa, kun vuokraoikeutta hyödynnetään. Lasku- ja maksuperusteisesti kirjattuna kyseinen vuokrameno kirjautuisi heinäkuulle. Suoriteperusteisesti kirjattuna lasku on kuitenkin kirjattava elokuulle.
Mitä hyötyä suoriteperusteisesta kirjaamisesta on?
Usein kirjanpidon suoriteperusteisuutta mietitään tarkemmin vasta tilinpäätöksen yhteydessä. Itse olen sitä mieltä, että kirjanpito kannattaa jaksottaa kuukauden tarkkuudella – eli toteuttaa kirjaukset niin, että suoriteperusteisuus toteutuu jokaisen kuukauden osalta täydellisesti.
Tästä on se hyöty, että liiketoiminnan kehittymistä voidaan tarkastella luotettavasti kuukausitasolla. Kuukausitason tarkastelusta on puolestaan paljonkin hyötyä, kun heikkoon tuloskehitykseen tai liian suuriin menoihin osataan puuttua mahdollisimman nopeasti.
Vuoden tarkastelujaksolla suoriteperusteisuus yleensä toteutuu, sillä tilinpäätökset laaditaan suoriteperusteisesti, mutta vuosi on aivan liian pitkä aika liiketoiminnan kehittymisen seurantaan, sillä dataa vaadittaisiin 2-3 vuodelta, jotta voitaisiin tehdä trenditarkastelua. Pienen yrityksen resurssit huomioonottaen huonoa kehityssuuntaa ei pystytä kunnolla edes analysoimaan, ennen kuin yritys on jo konkurssissa. Kuukausitason seurannassa trendien seuranta onnistuu muutaman kuukauden sykleissä.
Kirjanpitoon, jonka kirjausperusteet vaihtelevat satunnaisesti kirjauksesta toiseen, ei voida luottaa. Pohditaan vaikka tilannetta, jossa edellisen kappaleen esimerkissä 3000 euron vakuutuslasku oltaisiin kirjattu kokonaan elokuulle. Vakuutusmenoissa olisi yhtäkkiä yhden kuukauden kohdalla ylisuuri piikki. Tilinpäätöksen yhteydessä kirjausta saatettaisiin korjata niin, että kyseiselle tilikaudelle jäisi 5 kuukauden osuus maksusta (1250€) ja seuraavalle tilikaudelle loput (1750€). Jos menoja ei oltaisi jaksotettu kuukausitasolla, niin vakuutusmenojen muutoksia ei voitaisi kunnolla seurata – tai ainakin se vaatisi turhaa työtä. Harvoin yhden kirjanpitotilin kirjaukset kuitenkaan yhden toimittajan yksittäiseen laskuun jäävät. Hiljalleen tällaiset epätarkkuudet kertaantuvat, ja seurauksena on kirjanpito, josta ei ainakaan yritys itse saa mitään hyötyä.
Lopuksi
Suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa sitä, että meno kirjataan, kun tuotannontekijä on vastaanotettu, ja tulo kirjataan, kun suorite on luovutettu. Kirjanpitoa tehdessä on tärkeää miettiä, milloin kirjanpitoon kirjattava tuotannontekijä tarkalleen ottaen on vastaanotettu. Kuten vakuutusmaksuesimerkissä huomattiin, niin tuotannontekijän vastaanotto saattaa ajoittua vaikka kokonaisen vuoden ajalle. Tuotannontekijä ei myöskään usein ole mitään fyysistä, vaan se saattaa tarjota esimerkiksi oikeuden johonkin asiaan.