Kirjanpito on lakisääteinen velvollisuus, joka koskettaa kaikkia yrityksiä. Kirjanpidon tarkoituksena on seurata, kirjata ja raportoida yrityksen tai organisaation taloudellisia tietoja. Kirjanpito tehdään lain asettaman pakon vuoksi, mutta siitä on hyötyä myös yritykselle itselleen – menoja ja tuloja seuraamalla yritys voi tehdä valistuneita taloudellisia päätöksiä.
Tässä artikkelissa käydään läpi kirjanpidon perusperiaatteet kirjausten tekemisestä tilinpäätökseen.
Haluatko oppia yrityksen kirjanpidon tekemisen itse? Tee yrityksen kirjanpito itse on videovalmennus, jossa tehdään esimerkkiyrityksen kirjanpito sähköisessä taloushallinnon ohjelmistossa. Valmennuksen lopuksi tehdyistä kirjauksista muodostetaan arvonlisäveroilmoitus, joka lähetetään Omavero-palvelun kautta verottajalle. Kirjanpitolaista ja hyvästä kirjanpitotavasta tuodaan esille asiat, jotka kaikkien kirjanpitoa itse tekevien on tärkeää tietää. Lisäksi avataan kahdenkertaisen kirjanpidon tekniikkaa, ja annetaan ohjeet, joiden perusteella voidaan päättää, tehdäänkö kirjaus debettiin vai kredittiin.
Kirjanpidon lyhyt oppimäärä
Mitä kirjanpito on?
Kirjanpito on prosessi, jonka avulla seurataan kirjanpitovelvollisen taloudellista toimintaa. Kirjanpidon perustehtäviin kuuluu liiketapahtumien kirjaaminen. Liiketapahtumia ovat menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät.
Yksittäisten kirjanpidon kirjausten lisäksi kirjanpitoon kuuluu esimerkiksi osto- ja myyntireskontrien valvonta, joilla seurataan yritysten myyntisaamisten ja ostovelkojen tilannetta. Tilikauden päätteeksi kirjanpitoaineiston pohjalta suoritetaan tilinpäätöksen laadinta.
Kirjanpito voidaan näin mieltää laajemmaksi toiminnoksi, joka lakisääteisten velvollisuuksien täyttämisen lisäksi tuottaa lisäarvoa yritykselle muun muassa nopeuttamalla saatavien kotiuttamista ja tuottamalla erilaisia raportteja, jotka avittavat yrityksen talouden seurantaa ja kehittämistä.
Kirjanpitotavan valinta
Kirjanpito tehdään joko kahdenkertaisena tai yhdenkertaisena.
Kahdenkertainen kirjanpito on tarkempi ja antaa enemmän tietoa kuin yhdenkertainen kirjanpito. Kirjanpitotavassa on keskeistä, että jokainen tapahtuma kirjataan kahteen kertaan – sekä veloituksena (debet) että hyvityksenä (kredit). Debet-kirjaus lisää yrityksen varoja tai kuluja, kun taas kredit-kirjaus kasvattaa yrityksen velkoja tai tuloja.
Yhdenkertainen kirjanpito on epätarkempi kirjanpitotekniikka, mutta sivutoimisille yrityksille, joilla on vain pieni määrä liiketapahtumia, se voi olla ihan käypä tapa kirjanpidon järjestämiseen. Tätä kirjanpitotapaa käytettäessä tapahtumat kirjataan vain joko veloituksena tai hyvityksenä – eli nimensä mukaisesti yhteen kertaan. Kirjanpitolain mukaan ammatin- ja liikkeenharjoittajan (”toiminimen”) kirjanpito voidaan tehdä yhdenkertaisena, mikäli sekä päättyneenä, että sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä:
- taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;
- liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai
- palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.
Riippumatta siitä, minkä tyyppistä kirjanpitoa käytetään, tavoitteena on aina varmistaa, että kaikki tapahtumat kirjataan ja raportoidaan oikein.
Tositteet
Kirjanpidon tosite varmentaa liiketapahtuman. Tositteita ovat laskut, kuitit, tiliotteet ja muut dokumentit, jotka osoittavat, kuinka rahaa on käytetty ja ansaittu. Tosite on siis kirjauksen yhteyteen liitetty dokumentti, josta selviää liiketapahtuman ajankohta, sen kohde ja laatu sekä mitkä osapuolet ovat mukana tapahtumassa.
On hyvä huomata, että tositteeksi ei riitä yrityksen tiliotteelta tallennettu maksukuitti, vaan tositteen on oltava maksun saajan antama. Tosite voi olla esimerkiksi ostotapahtuman yhteydessä saatu kuitti tai lasku.
Tositteet on säilytettävä minimissään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Kirjausketjun on oltava aukoton
Kirjanpitolain mukaan kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Tätä kutsutaan kirjausketjuksi eli audit trailiksi.
Pääkirja on yrityksen tärkein kirjanpitokirja. Se sisältää kaikki tiedot yrityksen varoista, veloista, omasta pääomasta, tuloista ja menoista. Pääkirjaa käytetään tilinpäätöksen laatimiseen. Tilinpäätös puolestaan koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta. Tuloslaskelma osoittaa yrityksen tulot ja menot tietyn ajanjakson, esimerkiksi kuukauden tai vuoden, ajalta. Nettotulos (tai tappio) lasketaan vähentämällä kokonaistuloista kokonaiskulut. Taseessa esitetään yrityksen varat, velat ja oma pääoma tiettynä ajankohtana, esimerkiksi kuukauden tai vuoden lopussa.
Kaikki kirjaukset aiheuttavat aina muutoksia pääkirjaan ja tätä kautta tuloslaskelmaan ja/tai taseeseen. Kirjausketjun avulla tilinpäätöksen oikeellisuus voidaan tarkistaa ja mahdolliset petokset tai sääntöjenvastaisuudet havaita.
Kirjausperusteet
Kirjausperuste tarkoittaa sitä menetelmää, jolla päätetään, koska meno tai tulo on syntynyt, ja koska se näin ollen kirjataan kirjanpitoon. Kirjanpidossa kirjausperusteena voidaan käyttää maksuperustetta, laskuperustetta tai suoriteperustetta.
- Maksuperusteinen kirjanpito on kirjausperuste, jossa tulot ja menot kirjataan silloin, kun käteisvarat tosiasiallisesti vaihtavat omistajaa.
- Laskuperusteinen kirjanpito on kirjausmenetelmä, jossa kirjaus tehdään laskun päiväyksen perusteella, eli silloin kun lasku on lähetetty.
- Suoriteperusteinen kirjanpito taas on kirjausperuste, jossa tulot ja menot kirjataan silloin, kun ne on ansaittu tai syntyneet, riippumatta siitä, onko käteisvarat vaihtaneet omistajaa vai ei.
Maksuperusteisen kirjanpidon etuja on, että sitä on helppo ymmärtää ja käyttää. Koska siinä ei kuitenkaan oteta huomioon tapahtumia suoriteperusteisesti, se on epätarkempi kuvaamaan yrityksen todellista taloudellista tilaa. Menot tai kulut eivät näet useinkaan synny silloin, kun raha vaihtaa omistajaa, vaan näiden välillä saattaa olla pitkiäkin aikoja. Tästä johtuen suoriteperusteinen kirjaustapa antaa tarkimman kuvan yrityksen taloudesta.
Kirjanpito voidaan tehdä tilikauden aikana maksu- tai laskuperusteisesti, mutta tilinpäätöksen yhteydessä se on korjattava suoriteperusteiseksi.
Kirjanpitoaineiston säilytys
Kirjannpitoaineistoa on säilytettävä 6-10 vuotta tallenteen tyypistä riippuen. Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Muuta aineistoa on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
Toki kirjanpitoaineiston säilyttämiseen on suhtauduttava 6 tai 10 vuoden määräajan sijaan niin, että kaikkia aineistoja pyritään säilyttämään ikuisesti. Näin aineiston tallentamiselle saadaan luotua vankat prosessit, eikä määräaikoja vahingossakaan tule alittaneeksi.
Aineistoa voidaan säilyttää täysin sähköisesti, joten hyvä käytäntö kirjanpidon säilyttämiseen voi olla esimerkiksi sellainen, että sitä pitää tallessa kirjanpito-ohjelmistossa, pilvitallennustilassa sekä kovalevyllä. Näin on varmasti aina joku varmuuskopio olemassa, jos se jostain sattuisi hukkumaan.
Kirjanpidon pohjalta lasketaan arvonlisäverot
Arvonlisäveroilmoitus on ilmoitus, joka yritysten on annettava Verohallinnolle verollisista myynneistään ja ostoistaan. Ilmoituksen luvut pohjautuvat kirjanpitoon, sillä arvonlisäveroa sisältäviä osto- tai myyntilaskuja kirjatessa syntyy aina joko arvonlisäverosaamista tai -velkaa. Arvonlisäveroilmoituksen luomisen yhteydessä nämä saamiset ja velat lasketaan yhteen, jolloin selviää, kuinka paljon yrityksen on Verohallinnolle maksettava arvonlisäveroa.
Ilmoitus lähetetään 1, 3 tai 12 kuukauden välein. Verokausi riippuu yrityksen liikevaihdosta seuraavasti:
- Yritykset, joiden liikevaihto on alle 30 000 euroa, voivat antaa ilmoituksen vuosittain.
- Yritykset, joiden liikevaihto on alle 100 000 euroa, voivat antaa neljännesvuosi-ilmoituksen.
- Yrityksiltä, joiden liikevaihto on yli 100 000 euroa, vaaditaan kuukausi-ilmoitus.
Uusien yrittäjien kannattaa aloittaa yleensä vuotuisella arvonlisäverokaudella ja päivittää sitä liikevaihdon kasvaessa. Muutos onnistuu helposti Omavero-palvelun kautta.
Kuukausi-ilmoittajien on toimitettava ja maksettava arvonlisäveroilmoitus toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Esimerkiksi lokakuun ilmoitus on näin annettava joulukuun 12. päivään mennessä.
Tilinpäätöksessä koko kirjanpito lyödään yhteen
Tilikauden päätteeksi laaditaan tilinpäätös, josta selviää yrityksen tilikauden tulos ja tilikauden päätteen aikainen taloudellinen asema. Tilinpäätöksen raportteja ovat tase, tuloslaskelma ja liitetiedot.
Taseessa esitetään yrityksen varat, velat ja oma pääoma, kun taas tuloslaskelma sisältää yksityiskohtaiset tiedot yrityksen tuloista, menoista ja voitoista tiettynä ajanjaksona. Liitetiedoissa annetaan lisätietoja tilinpäätöksessä olevista erityisistä eristä ja annetaan kattavampi kuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
Tilinpäätös on annettava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tavallisesti yrityksillä on tilikautena kalenterivuosi, joten monella yrityksellä deadline on huhtikuun viimeinen päivä.
Tilinpäätöksen jättämisen jälkeen yrityksen on annettava vielä veroilmoitus. Veroilmoituksella selvitetään yrityksen verotettava tulos, joka yleensä eroaa tilinpäätöksen osoittamasta tuloksesta. Eroja aiheuttavat muun muassa kirjanpidon ja verotuksen väliset erot erilaisten kirjanpidollisten erien käsittelyssä. Esimerkkinä tästä edustuskulut, joista ainoastaan puolet voidaan vähentää verotuksessa.
Osakeyhtiöillä, joiden tilikautena on kalenterivuosi, myös veroilmoituksen viimeinen jättöpäivä on huhtikuun viimeinen päivä. Elinkeinonharjoittajilla eli toiminimillä ilmoitus on annettava viimeistään huhtikuun ensimmäinen päivä (vuonna 2022).
Vinkkejä hyviin kirjanpitokäytäntöihin
Pidä kirjanpito ajantasalla
Kirjanpito kannattaa tehdä säännöllisesti, ja sen tekemiselle kannattaa varata kalenterista oma tilansa. Muuten käy helposti niin, että se laahaa jatkuvasti perässä. Moni yrittäjä on varmasti kuullut tapauksista, joissa yrittäjä on käyttänyt arvonlisäverot omiin tai yrityksensä menoihin, tai tapauksista, joissa tilinpäätökset ovat jääneet pitkiltä ajoilta tekemättä. Lakisääteiset velvollisuudet kannattaa aina täyttää ajallaan, sillä verottajalle ei kukaan halua olla velkaa. Tilinpäätöstenkin jättämiseen suhtaudutaan nykyään jyrkemmin, sillä Patentti- ja rekisterihallitus voi poistaa yrityksen kaupparekisteristä, jos tilinpäätösasiakirjojen toimittaminen on viivästynyt yli vuodella tilikauden päättymisestä. Pienimmällä vaivalla pääsee, kun pitää kirjanpidon säntillisesti ajantasalla.
Erota henkilö- ja yritystalous
Yrityksen tilillä olevat rahat eivät ole sinun, vaan yrityksen. Älä siis käytä yrityksesi varoja henkilökohtaisiin menoihisi, äläkä sekoita yrityksesi varoja oman pankkitilisi varoihin. Moni yrittäjä ei ole täysin sisäistänyt yrityksen ja henkilökohtaisen talouden välistä rajanvetoa, sillä esimerkiksi osakaslainat ovat häiritsevän yleisiä. Osakaslaina tarkoittaa siis sitä, että yritys lainaa osakkaalle rahaa. Yrityksen tarkoitus on jo osakeyhtiölainkin mukaan voiton tuottaminen osakkeenomistajalle, jota tällainen lainaustoiminta ei edistä. Älä siis lähde tekemään kikkailuja, jotka ovat harmaalla alueella, sillä taloudellista etua näillä et saa. Verotarkastuksen ne tosin saattavat laukaista.
Käytä kirjanpito-ohjelmistoa seurataksesi yrityksesi taloutta
Sähköiset kirjanpito-ohjelmistot pitävät yrityksen taloudelliset raportit ajantasalla sitä mukaa kun ohjelmistoon tehdään kirjauksia. Tätä ominaisuutta kannattaa hyödyntää, sillä näin esimerkiksi turhien kulujen karsimisesta tulee helppoa. Tuloslaskelmalta voidaan katsoa tili- ja kuukausikohtaisesti menojen kehitystä, jolloin poikkeavuudet voidaan havaita. Samaten myyntiä kannattaa seurata muutenkin kuin peukalotuntumalla, sillä toisin kuin muisti, kirjanpito kertoo aina raa’an totuuden. Näin huonoon kehityssuuntaan voidaan puuttua ajoissa, ennen kuin lievä lasku muuttuu syöksykierteeksi.
Varmista, että tilisi täsmäytetään säännöllisesti
Yksi kirjanpidon tärkeimmistä asioista on kirjanpidon täsmäyttäminen. Tämä tarkoittaa, että varmistat, että kirjanpitojärjestelmäsi tietueet vastaavat todellisuudessa tapahtuneita liiketapahtumia. On tärkeää tehdä täsmäytys säännöllisesti, jotta mahdolliset erot havaitaan. Yritysten, jotka ilmoittavat arvonlisäveronsa kuukausittain, kannattaa tehdä täsmäytys kuukauden välein. Tässä vaiheessa kirjanpidon kirjaukset ovat vielä tuoreessa muistissa, jolloin mahdollisten virheiden etsiminen on helpompaa. Näin ei joudu myöskään myöhemmässä vaiheessa tekemään korvaavia arvonlisäveroilmoituksia, kun tiedot ovat menneet kerralla oikein.
Yhteenveto
Kirjanpito on prosessi, jonka avulla seurataan kirjanpitovelvollisen taloudellista toimintaa. Liiketapahtumien kirjaaminen on kirjanpidon perustoiminto, mutta siihen kuuluu myös paljon muuta, kuten erilaisten raporttien tuottamista, tilinpäätöksen laadintaa ja lakisääteisten ilmoitusten lähettämistä.
Kirjanpito on kaikkien yritysten lakisääteinen velvoite, mutta se on hyödyllistä myös yritykselle itselleen. Pitämällä kirjanpidon ajan tasalla voit tehdä faktatietoon perustuvia taloudellisia päätöksiä ja välttää samalla oikeudellisia ongelmia. Velvoitteen täyttäminen voi tuntua raskaalta ja epämiellyttävältä, mutta varaamalla sille kalenterista tilaa, selviät työstä pienemmällä vaivalla.